В ноябре ФНС России выпустило письмо № ГД-4-11/22216@, в котором перечислены основные ошибки, с которыми налоговикам приходится сталкиваться при проверке расчетов сумм налога на доходы физических лиц.
Одна из распространенных причин ошибок при заполнении 6-НДФЛ – не соблюдаются контрольные соотношения. Например, не проходят проверку расчеты, в которых:
Рассмотрим каждую ошибку подробнее.
Почему возникла эта ошибка. Заполняя форму, бухгалтер не проверил контрольные соотношения показателей расчета по форме 6-НДФЛ и по форме 2-НДФЛ.
Что нарушено. Налоговый кодекс РФ, статья 226, статья 226.1, статья 230.
Сумма начисленного дохода (строка 020) по соответствующей ставке (строка 010) должна соответствовать сумме строк «Общая сумма дохода» по соответствующей ставке налога справок 2-НДФЛ сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ признаком 1, представленных по всем налогоплательщикам, и строк 020 по соответствующей ставке налога (строка 010) приложений № 2 к ДНП, представленных организаций в налоговую. Соотношение применяется к расчету по форме 6-НДФЛ за год. Письмо ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@ пункт 3.1.
Почему возникла эта ошибка.
Что нарушено. Налоговый кодекс РФ: статья 226, статья 226.1, статья 230.
Как правильно заполнять расчет по форме 6-НДФЛ.
Сумма начисленного дохода в виде дивидендов (строка 025) должна соответствовать сумме дохода в виде дивидендов (по коду доходов 1010) из справок 2-НДФЛ с признаком 1 и сумме дохода в виде дивидендов (по коду доходов 1010) из приложений № 2 к ДНП, представленных организацией в налоговую. Соотношение применяется к расчету по форме 6-НДФЛ за год. Письмо ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@, пункт 3.2.
Почему возникла эта ошибка. Заполняя форму, бухгалтер не проверил контрольные соотношения показателей расчета по форме 6-НДФЛ. Не сверил данные из формы 6-НДФЛ и 2-НДФЛ.
Что нарушено. Налоговый кодекс РФ: статья 226, статья 226.1, статья 230
Как правильно заполнять расчет по форме 6-НДФЛ.
Сумма исчисленного налога (строка 040) по соответствующей ставке налога (строка 010) должна быть равна сумме строк «Сумма налога исчисленная» из справок 2-НДФЛ с признаком 1 и строк 030 по соответствующей ставке налога (строка 010) из приложений № 2 к ДНП, представленных организацией в налоговую инспекцию. Соотношение применяется к расчету по форме 6-НДФЛ за год. Письмо ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@ пункт 3.3.
Почему возникла эта ошибка. Заполняя форму, бухгалтер не соблюдал контрольные соотношения показателей расчета по форме 6-НДФЛ.
Что нарушено. Налоговый кодекс РФ, пункт 3 статьи 24, статьи 225, 226.
Как правильно заполнять расчет по форме 6-НДФЛ.
Сумма фиксированных авансовых платежей по строке 050 Раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ не должна быть больше суммы исчисленного налога у физлиц. Письмо ФНС России от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@, пункт 1.4.
Почему возникла эта ошибка.
Чтобы такого не возникало, Где в любой момент уточните нормы действующего законодательства, проверите себя и своих коллег.
Что нарушено. Налоговый кодекс РФ: пункт 2 статьи 230, статья 217
Как правильно заполнять расчет по форме 6-НДФЛ.
В расчете по форме 6-НДФЛ не нужно отражать доходы, которые не облагаются НДФЛ. Письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@, вопрос № 4.
Почему возникла эта ошибка. Бухгалтер не знал разъяснений ФНС, либо забыл о них и не перепроверил себя.
Что нарушено. Налоговый кодекс РФ, статья 223.
Как правильно заполнять расчет по форме 6-НДФЛ.
В строке 070 Раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ пишется общая сумма налога, удержанная организаций, нарастающим итогом с начала налогового периода. Поскольку удержать НДФЛ с заработной платы, начисленной за май, но выплаченной в апреле, бухгалтерия должно в апреле (непосредственно при выплате заработной платы), то строку 070 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2017 года заполнять не нужно. Основание: письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@, вопрос № 6.
Почему возникла эта ошибка. Бухгалтер не знал разъяснений ФНС, либо забыл о них и не перепроверил себя.
Что нарушено. Налоговый кодекс РФ: подпункт 1 пункта 1 статьи 223.
Как правильно заполнять расчет по форме 6-НДФЛ.
Датой фактического получения работником дохода, в случае оплаты ему больничного листа, считается день выплаты либо день перечисления денег на счет работника в банке либо по его поручению на счет третьего лица. Доход в виде пособия по временной нетрудоспособности отражается в том периоде, в котором он выплачен. Письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@, вопрос № 11.
Почему возникла эта ошибка. Бухгалтер не знал разъяснений ФНС, либо забыл о них и не перепроверил себя.
Что нарушено. Налоговый кодекс РФ: пункт 5 статьи 226 и пункт 14 статьи 226.1.
Как правильно заполнять расчет по форме 6-НДФЛ.
По строке 080 Раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ нужно отражать общую сумму налога, не удержанную организацией с полученных работниками доходов в натуральной форме и в виде материальной выгоды, если отсутствуют иные выплаты в денежной форме. Если отражаете по строке 080 суммы налога, удержанного в следующем отчетном периоде, нужно сдать уточненный расчет по форме 6-НДФЛ за соответствующий период. Письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@ (вопрос № 5).
Почему возникла эта ошибка. Бухгалтер не знал разъяснений ФНС, либо забыл о них и не перепроверил себя. Бухгалтер не соблюдал Порядок заполнения расчета по форме 6-НДФЛ.
Что нарушено. Налоговый кодекс РФ: пункт 5 статьи 226.
Как правильно заполнять расчет по форме 6-НДФЛ.
По строке 080 Раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ нужно отражать общую сумму налога, не удержанную организацией с полученных работниками доходов в натуральной форме и в виде материальной выгод, если нет иных выплат в денежной форме. Письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@, вопрос № 5.
Почему возникла эта ошибка. Бухгалтер ошибся при заполнении отчетности, не учел все разъяснения ФНС либо упустил их из виду.
Что нарушено. Налоговый кодекс РФ: статья 126, пункт 2 статьи 230.
Как правильно заполнять расчет по форме 6-НДФЛ.
В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода. Письма ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058 и от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@, вопрос № 3.
Почему возникла эта ошибка.
Чтобы избавиться от этой ошибки, делайте перерыв между днем составления формы и сдачей отчетность. После перерыва вы легко замените эту, в общем-то, техническую ошибку.
Что нарушено.
Как правильно заполнять расчет по форме 6-НДФЛ.
В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за определенный отчетный период нужно отражать те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода. Если производите операцию в одном отчетном периоде, а завершаете ее в другом периоде, операцию отражайте в том периоде, в котором она завершена. Операция считается завершенной в том отчетном периоде, в котором наступает срок перечисления налога в соответствии с пунктом 6 статьи 226 и пунктом 9 статьи 226.1 НК РФ. Письма ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058 и от 21.02.2017 № БС-4-11/14329@, вопрос № 3.
Почему возникла эта ошибка. Бухгалтер не знал разъяснений ФНС, либо забыл о них и не перепроверил себя.
Что нарушено. Налоговый кодекс РФ: пункт 6 статьи 226.
Как правильно заполнять расчет по форме 6-НДФЛ.
Строку 120 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ нужно заполнять с учетом положений пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 НК РФ.
Почему возникла эта ошибка. Бухгалтер ошибся при заполнении отчетности, не внимательно проверил форму.
Что нарушено.
Как правильно заполнять расчет по форме 6-НДФЛ.
Строку 100 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ нужно заполнять с учетом положений статьи 223 НК РФ. Датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который работнику был начислен доход.
Почему возникла эта ошибка. Бухгалтер ошибся при заполнении отчетности.
Что нарушено. Налоговый кодекс РФ: пункт 2 статьи 223.
Как правильно заполнять расчет по форме 6-НДФЛ.
Строку 100 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ нужно заполнять с учетом положений статьи 223 НК РФ. Дата фактического получения дохода в виде премии по итогам работы за год определяется как день выплаты дохода, в том числе день перечисления дохода на счета работника в банке либо по его поручению на счета третьих лиц. Письмо ФНС России от 06.10.2017 № ГД-4-11/20217@.
Л. Ларцева/эксперт журнала «Учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение»
Несмотря на то, что расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (ф. 6‑НДФЛ) (далее – расчет), представляется не первый год, до сих пор его заполнение у многих налоговых агентов вызывает затруднения.
Какие ошибки чаще всего встречаются в таком отчете и как их избежать, рассмотрим в статье.
При заполнении расчета необходимо руководствоваться положениями Налогового кодекса, Порядком, а также разъяснениями ФНС. Кроме того, налоговая служба подготовила краткий обзор нарушений в части заполнения и представления расчета (Письмо от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@).
Напомним, что в разд. 1 расчета указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке. При заполнении данного раздела налоговые агенты допускают следующие ошибки:
1) заполнение раздела 1 не нарастающим итогом. Это прямо противоречит п. 3.1 Порядка;
2) включение в строку 020 «Сумма начисленного дохода» доходов, не облагаемых НДФЛ. В соответствии с п. 3.3 Порядка по данной строке следует отражать обобщенную по всем физическим лицам сумму начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода. При этом доходы, не подлежащие обложению НДФЛ в соответствии со ст. 217 НК РФ, в расчете не отражаются (Письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@);
3) отражение в строке 070 «Сумма удержанного налога» сумм налога, которые будут удержаны только в следующем отчетном периоде. Такая ошибка, как правило, допускается при указании НДФЛ с сумм заработной платы, которая начислена в одном отчетном периоде, а выплачена в другом (например, при выплате в апреле заработной платы за март). С учетом того, что налог удерживается из заработной платы при непосредственной ее выплате, относительно приведенного примера сумма налога должна указываться в отчете за полугодие, а не в отчете за I квартал;
4) указание в строке 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» налога, обязанность по удержанию и перечислению которого еще не наступила. В соответствии с п. 3.3 Порядка в строке 080 расчета указывается общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода в случаях, когда у налогового агента нет возможности удержать исчисленную сумму налога.
По разъяснениям, приведенным ФНС в Письме № БС-4-11/13984@ (вопрос 5), по данной строке отражается общая сумма налога, не удержанная налоговым агентом с полученных физическими лицами доходов в натуральной форме и в виде материальной выгоды при отсутствии выплаты иных доходов в денежной форме.
Таким образом, в случае отражения по строке 080 суммы налога, удержанной в следующем отчетном периоде (периоде представления), налоговому агенту следует представить уточненный расчет за соответствующий период;
5) отражение в строке 080 разницы между начисленным и удержанным налогом. Такое заполнение указанной строки является ошибочным и будет признано налоговыми органами как нарушение порядка заполнения расчета и несоблюдение разъяснений ФНС.
Согласно п. 4.1 Порядка в разд. 2 расчета указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.
ФНС неоднократно разъясняла, что в разд. 2 расчета отражаются только те операции, которые произведены за последние три месяца отчетного периода (письма от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@, от 16.01.2017 № БС-4-11/499, от 22.05.2017 № БС-4-11/9569). К примеру, при заполнении расчета за 2017 год в его разд. 2 отражаются операции, произведенные за октябрь, ноябрь и декабрь 2017 года.
Несмотря на это, некоторые налоговые агенты продолжают заполнять разд. 2 расчета нарастающим итогом с начала года, что является грубейшим нарушением.
В соответствии с п. 4.2 Порядка при заполнении разд. 2 расчета блоки из строк 100 – 140 заполняются отдельно по каждому сроку перечисления налога, в том числе в случаях, когда различные виды доходов имеют одну дату их фактического получения, но разные сроки перечисления налога. На это указывается в письмах ФНС РФ от 18.03.2016 № БС-4-11/4538@, от 11.05.2016 № БС-4-11/8312. К примеру, 31.05.2017 выплачена заработная плата за май и отпускные за июнь. Несмотря на то, что датой фактического получения указанных доходов на основании ст. 223 НК РФ признается один день – 31.05.2017, данные по ним включаются в разд. 2 расчета отдельными блоками в связи с тем, что сроки перечисления налога по этим доходам разные:
– по отпускным срок перечисления налога выпадает на 31.05.2017;
– по заработной плате – на 01.06.2017.
ФНС в Письме № ГД-4-11/22216@ (п. 19) также отмечает, что невыделение в отдельные группы межрасчетных выплат (заработной платы, опускных, больничных и т. д.) является нарушением порядка заполнения расчета.
При заполнении строк 100 – 140 по различным видам доходов наиболее распространенными ошибками являются неверное указание даты фактического получения дохода (строка 100), даты удержания налога (строка 110) и срока перечисления налога (строка 120). Далее рассмотрим, как правильно заполнить такие строки.
Выплата заработной платы. В соответствии с п. 2 ст. 223 НК РФ при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения такого дохода признается последний день месяца, за который был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).
В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который был начислен доход.
Согласно общим правилам, установленным п. 4 ст. 226 НК РФ, налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Данные правила распространяются на все виды выплат, за исключением доходов, полученных в натуральной форме и в виде материальной выгоды, в отношении которых установлены особенности удержания налога.
На основании п. 6 ст. 226 НК РФ с доходов в виде оплаты труда налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее дня, следующего за днем выплаты таких сумм.
При указании в разд. 2 расчета срока перечисления налога необходимо учитывать правила переноса сроков, определенных п. 7 ст. 6.1 НК РФ: в случаях, когда последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным днем, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.
Заработную плату за ноябрь 2017 года в сумме 100 000 руб. выплатили 30.11.2017. Сумма НДФЛ составила 13 000 руб.
В разд. 2 расчета за 2017 год данные операции отразятся следующим образом:
– по строке 100 указывается 30.11.2017;
– по строке 110 – 30.11.2017;
– по строке 120 – 01.12.2017;
– по строке 130 – 100 000;
– по строке 140 – 13 000.
Датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который налогоплательщику начислен доход за выполнение трудовых обязанностей в соответствии с трудовым договором (контрактом) независимо от того, выпадает указанная дата на выходной или нерабочий праздничный день (Письмо ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-3-11/2169@).
Начисленные доходы, а также исчисленный с них налог включаются в расчет за соответствующий отчетный период, если дата их фактического получения приходится на данный период. Сумма удержанных и перечисленных налогов включается в расчет только в том случае, если срок их удержания и перечисления также не выходит за рамки отчетного периода (письма ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-3-11/2169@, от 12.02.2016 № БС-3-11/553@).
К примеру, заработная плата за июнь 2017 года выплачена 03.07.2017. В этом случае в разд. 2 расчета:
а) за полугодие 2017 года по строке 130 отражается сумма начисленной заработной платы с указанием по строке 100 даты 30.06.2017;
б) за девять месяцев 2017 года указывается:
– по строке 110 – 03.07.2017;
– по строке 120 – 04.07.2017;
– по строке 140 – сумма удержанного налога.
В аналогичном порядке отражаются операции, начавшиеся в одном календарном году, а завершенные в другом календарном году.
Не стоит путать дату фактического перечисления налога и последний срок его перечисления. Поэтому, даже если вы перечислили налог в бюджет раньше срока, в строке 120 разд. 2 расчета необходимо указать именно дату, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога (Письмо ФНС РФ от 20.01.2016 № БС-4-11/546@).
Выплата отпускных. В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ дата фактического получения дохода в виде оплаты отпуска определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц.
Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных данным пунктом.
При выплате налогоплательщику доходов в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Работник учреждения идет в отпуск с 01.06.2017. Сумма оплаты отпуска за июнь 2017 года (7 000 руб.) работнику выплачена 25.05.2017. Сумма НДФЛ, исчисленная с отпускных, составила 910 руб.
В разд. 2 расчета за полугодие 2017 года данная операция отразится следующим образом:
– по строке 100 указывается 25.05.2017;
– по строке 110 – 25.05.2017;
– по строке 120 – 31.05.2017;
– по строке 130 – 7 000;
– по строке 140 – 910.
Порядок отражения в разд. 2 расчета операций по оплате отпуска с последующим увольнением разъясняется в Письме ФНС РФ от 11.05.2016 № БС-3-11/2094@. Допустим, что оплата отпуска произведена 15.03.2017. В этом случае в разд. 2 расчета за I квартал 2017 года такая операция отразится следующим образом:
– по строке 100 указывается 15.03.2017;
– по строке 110 – 15.03.2017;
– по строке 120 – 31.03.2017;
Оплата услуг, оказанных по договору гражданско-правового характера. Датой фактического получения дохода в виде вознаграждения за оказание услуг по договору гражданско-правового характера считается день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Удержать начисленную сумму налога с указанных доходов налоговые агенты обязаны при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). Перечислить суммы исчисленного и удержанного налога с указанных доходов налоговым агентам необходимо не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода.
Стоит отметить, что в случае, когда акт выполненных работ (оказанных услуг) подписан в одном месяце, а вознаграждение выплачено в другом месяце, расчет заполняется по факту выплаты такого вознаграждения (Письмо ФНС РФ № БС-4-11/14329@).
С физическим лицом 05.02.2017 заключен договор гражданско-правового характера на выполнение строительных работ. Акт сдачи-приемки работ (услуг) по договору гражданско-правового характера подписан в марте 2017 года, а вознаграждение в сумме 20 000 руб. физическому лицу за оказание услуг по данному договору выплачено в апреле 2017 года (06.04.2017). Сумма исчисленного НДФЛ составила 2 600 руб.
Данная операция подлежит отражению в разд. 1 и 2 расчета за полугодие 2017 года. При этом в разд. 2 необходимо указать:
– по строке 100 – 06.04.2017;
– по строке 110 – 06.04.2017;
– по строке 120 – 07.04.2017;
– по строке 130 – 20 000;
– по строке 140 – 2 600.
Оплата больничных. Датой фактического получения дохода в виде пособий по временной нетрудоспособности считается день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).
Удержать налог с пособий налоговые агенты обязаны при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ). При этом перечисление исчисленного и удержанного налога при выплате налогоплательщику доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) налоговые агенты обязаны произвести не позднее последнего числа месяца, в котором осуществлялись такие выплаты (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Работник находился на больничном с 5 по 9 июня 2017 года. Пособие выплачено 15 июня 2017 года после представления листка временной нетрудоспособности.
В разд. 2 расчета 6-НДФЛ данные операции отразятся следующим образом:
– по строке 100 – 15.06.2017;
– по строке 110 – 15.06.2017;
– по строке 120 – 30.06.2017;
– по строкам 130, 140 – соответствующие суммовые показатели.
Стоит отметить, что отражение операций по оплате больничных в расчете отражается по факту выплаты пособий. В случае, если доход в виде пособия по временной нетрудоспособности начислен в одном отчетном периоде, а выплачен в другом, такой доход, а также исчисленный с него налог отражаются в разд. 1 и 2 расчета в том периоде, в котором произведена выплата пособия (Письмо ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).
Пособие по временной нетрудоспособности, начисленное работнику за июнь 2017 года, перечислено 5 июля 2017 года.
Данная операция подлежит отражению в разд. 1, 2 расчета за девять месяцев 2017 года. При этом при заполнении разд. 2 расчета операция по выплате в июле пособия отражается следующим образом:
– по строке 100 – 05.07.2017;
– по строке 110 – 05.07.2017;
– по строке 120 – 31.07.2017;
– по строкам 130, 140 – соответствующие суммовые показатели.
Поскольку пособие фактически перечислено в июле, основания для отражения данной операции в строках 020 и 040 разд. 1 расчета за полугодие 2017 года отсутствуют. Наличие значений в указанных строках будет считаться ошибкой (п. 9 Письма № ГД-4-11/22216@).
Выплата премий. В целях отражения в расчете сумм премий необходимо правильно определить дату фактической ее выплаты. Вот что на этот счет разъясняет ФНС:
1. Датой фактического получения дохода в виде премий, являющихся составной частью оплаты труда и выплачиваемых в соответствии с трудовым договором и принятой в организации системой оплаты труда на основании положений ТК РФ, признается последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен указанный доход в соответствии с трудовым договором (контрактом). К таким выплатам относятся премии за производственные результаты, выплачиваемые по итогам месяца (письма ФНС РФ от 14.09.2017 № БС-4-11/18391, от 09.08.2017 № ГД-4-11/15678@). Например, доход в виде премии за производственные результаты за февраль 2017 года на основании приказа от 31.03.2017 работнику выплачен 28.04.2017, следовательно, датой фактического получения данного дохода признается 28.02.2017. Эта операция отражается в расчете за I квартал 2017 года по строкам 020, 040, 060. По строке 070 данная операция приводится в расчете за полугодие 2017 года. При этом в разделе 2 расчета за полугодие 2017 года указывается:
– по строке 100 – 28.02.2017;
– по строке 110 – 28.04.2017;
– по строке 120 – 02.05.2017 (с учетом положений п. 7 ст. 6.1 НК РФ);
– по строкам 130, 140 – соответствующие суммовые показатели.
2. В случае начисления и выплаты сотрудникам организации премий (годовых, единовременных), являющихся составной частью оплаты труда, например, премии по итогам работы за 2016 год, приказ о выплате которой датирован 15 июня 2017 года, дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (Письмо ФНС РФ от 06.10.2017 № ГД-4-11/20217@).
3. Дата фактического получения дохода в виде иных премий, не относящихся в соответствии с ТК РФ к оплате труда, определяется как день выплаты указанного дохода налогоплательщику, в том числе перечисления на счет налогоплательщика в банке (Письмо ФНС РФ от 11.04.2017 № БС-4-11/6836@). Речь идет о премиях, выплачиваемых к юбилею, праздничным датам.
Для того чтобы избежать ошибок при заполнении расчета, налоговым агентам необходимо учитывать не только положения НК РФ и Порядка, но и разъяснения ФНС, доведенные в письмах указанного ведомства. В данном материале отмечены некоторые ошибки, допускаемые в разд. 1 и 2 расчета чаще других. Кроме того, рассмотрены правила и особенности определения даты фактического получения дохода и срока перечисления налога в отношении наиболее распространенных видов доходов: заработная плата, отпускные, премии, больничные и т. д.
Напомним, что правильность заполнения расчета можно проверить с помощью контрольных соотношений, направленных Письмом ФНС РФ от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@.
Чтобы избежать штрафа, лучше сразу найти и исправить все ошибки в 6-НДФЛ. Как исправить недочеты, мы разобрали на примерах. Также в конце статьи есть наглядные образцы с рекомендациями.
В 6-НДФЛ указан только фактически полученный доход
Некоторые программы учета заполняли 6-НДФЛ с ошибками. В частности, переносили в строку 130 только ту сумму, которую получили работники.
Чтобы исправить ошибку в 6-НДФЛ, в строке 130 раздела 2 надо записать доход сотрудников с НДФЛ. Об этом сказано в порядке заполнения расчета (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@). Но компания может удержать у работника не только налог, но и, например, алименты. Поэтому инспекторы считают, что в строке 130 правильно писать начисленный доход. Иначе сведения могут исказиться.
Пример
Оклад работника - 100 тыс. руб. Налог - 13 000 руб. (100 000 руб. × 13%). Кроме того, компания удерживает 25 процентов на алименты - 21 750 руб. ((100 000 руб. – 13 000 руб.) × 25%). Работник получил 65 250 руб. (100 000 – 13 000 – 21 750). В строке 130 запишите 100 тыс. руб.
Из 6-НДФЛ исключена зарплата, которая начислена, но не выплачена
Еще одна ошибка в 6-НДФЛ - из раздела 1 исключена зарплата, которая начислена но не выплачена.
Пример
Компания выдала зарплату за декабрь 12 января. В строке 100 запишите дату дохода 31.12.2015, а в строке 110 - дату выдачи денег 12.01.2016, а в строке 120 - следующий рабочий день 13.01.2016.
В строке 080 6-НДФЛ указан налог с зарплаты за март как неудержанный
Многие, кто до сдачи расчета не выдали зарплату за март, заполняли строку 080. В ней указывали налог, который исчислили, но не удержали, потому что фактически удержали НДФЛ только во 2 квартале.
Строку 080 6-НДФЛ заполнять не надо. В то же время инспекторы считают, что уточненный 6-НДФЛ не нужен. Компания удержит налог, когда расплатится с работниками, и отразит сумму в строке 070 расчета за полугодие.
Суммы в строках 070 и 140 6-НДФЛ совпадают
Одна из частых ошибок в 6-НДФЛ - подгонка значений строк 070 и 140.
Строки почти никогда не совпадают. В строке 070 компания заполняет налог, удержанный с доходов текущего года. А в строке 140 - тот, который удержала в первом квартале. Если компания выдала зарплату за декабрь прошлого года в январе, то она записывает в строку 140 удержанный с нее налог, а строку 070 оставляет пустой. Поэтому если подогнать показатели, то нужно сдать уточненный расчет 6-НДФЛ. В уточненке надо увеличить или уменьшить сумму налога в строке 070.
Уволенный сотрудник в 6-НДФЛ указан дважды
Компания могла дважды записать одного работника в расчете. Например, если сотрудник уволился и снова устроился на работу в течение квартала.
Чтобы исправить ошибку в 6-НДФЛ, в разделе 1 надо записать всех сотрудников, которые работали в компании с начала года. Если сотрудник уволился и снова вернулся, то его надо посчитать только один раз. Поэтому уменьшите число человек в строке 060 уточненного 6-НДФЛ.
Не включены подрядчики и арендодатели
Частая ошибка - в строке 060 6-НДФЛ только сотрудники, но не включены другие физлица, которые получали доход (подрядчики, арендодатели).
Чтобы исправить эту ошибку в 6-НДФЛ, надо включить физлиц в строку 060 уточненного расчета. Подсчитывать не надо только тех, за кого компания не сдает справки. Например, предпринимателей, продавцов имущества и т. п.
В строке 100 6-НДФЛ указаны даты, когда выдана заработная плата
Компании по ошибке записали в строке 100 6-НДФЛ даты, когда работники получили деньги.
Дата получения дохода в виде зарплаты - последний день месяца. То есть надо записать 31 января, 29 февраля и 31 марта. Формально эта дата ни на что не влияет, так как налог компания удерживает лишь при фактической выдаче денег. Но неверная цифра - повод оштрафовать компанию.
В строке 120 6-НДФЛ указаны даты, когда перечислен налог
Коллеги по ошибке считают, что в строке 120 надо записать фактическую дату, когда компания заплатила налог. Даже если опоздала или перечислила налог раньше.
В строке 120 пишут дату, когда компания должна перечислить налог, а не когда это сделала (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поэтому запишите сроки оплаты по кодексу.
Если дата удержания налога в строке 110 будет сильно отличаться от даты оплаты в строке 120, то инспекторы могут запросить пояснения. И все равно узнают, что компания опоздала с оплатой. Поэтому, если не уточнить даты, инспекторы оштрафуют сразу по двум основаниям: за просрочку налога и недостоверные сведения (ст. 123, п. 2 ст. 126.1 НК РФ).
Пример
Компания выдала зарплату 4 февраля, а заплатила налог 8-го. В строке 110 запишите 4 февраля, а в строке 120 - следующий день, 5 февраля.
В поле "Номер корректировки" надо указать порядковый номер корректировки. Если компания впервые сдает уточненный 6-НДФЛ, то надо записать номер 001, если второй раз - 002 и т. д.
Расчет сумм налога на доходы физических лиц согласно п.2 ст. 230 НК РФ предоставляется налоговым агентом, за первый квартал, полугодие, девять месяцев — не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год — не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.
Расчет предоставляется в налоговые органы по форме 6-НДФЛ, которая утверждена Приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@. За ошибки недостоверные сведения в расчете 6-НДФЛ предусмотрен штраф с организации в размере 500 руб. за каждый документ с ошибками , а также штраф с руководителя организации в размере от 300 до 500 руб. (п. 1 ст. 126.1 НК РФ, примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6КоАП РФ). Кроме того, неправильно указанные в форме данные влекут немалые пени и штрафы.
Работники ФНС после отчетной компании за 9 месяцев 2017 года проанализировали встречающиеся нарушения при заполнении 6-НДФЛ и осветили их в письме ФНС России от 01.11.2017 N ГД-4-11/22216@"О направлении обзора нарушений в части заполнения и представления расчета по форме 6-НДФЛ".
Пункт 7 Обзора (относительно п.2 ст. 230 и ст. 217 НК РФ): в строке 020 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ не указываются доходы, полностью освобождаемые от НДФЛ. Чиновники это разъяснили письмом ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@ (вопрос N 4). Но это было понятно и из порядка заполнения 6-НДФЛ.
При заполнении расчета должны соблюдаться арифметические контрольные соотношения (строка 020 «Сумма начисленного дохода» — строка 030 «Сумма налоговых вычетов» (к которым можно отнести стандартные, социальные, имущественные, материальная помощи в пределах 4000 руб. и т. п.)) х строка 010 «Ставка налога» = строка 040 «Сумма исчисленного налога».
Доходы, полностью освобождаемые от НДФЛ, не имеют кода налогового вычета и, соответственно, не должны отражаться ни по строке 020, ни по строке 030. В числе этих доходов: пособия связанные с рождением детей, материальная помощь в случае смерти близкого родственника и тому подобные начисления.
Пункт 9 Обзора (относительно пп.1 п.1 ст. 223 НК РФ): в строках 020 и 040 суммы дохода и НДФЛ отражаются по правилам ст. 223 НК РФ, то есть в том отчетном периоде, в котором были фактически выплачены.
Исключением являются:
Что касается, например, пособия по временной нетрудоспособности выплаченного вместе с заработной платой, то датой получения дохода, является фактическая дата выплаты, а не последний день месяца в котором оно было начислено.
Пример: Если пособие было начислено в сентябре, а выплачено в октябре, то будет отражаться и в 1 разделе по строкам 020 и 040 и во 2 разделе в расчете за год.
Чиновники неоднократно разъясняли эту норму, например, письмо ФНС России от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@ (вопрос N 11). Аналогично отражаются в расчете начисления по договорам гражданско-правового характера, отпускные и прочие выплаты, не относящиеся к заработной плате.
Пункт 13 Обзора (п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ): В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода. Если налоговый агент производит операцию в одном отчетном периоде, а завершает ее в другом периоде, то данная операция отражается в том периоде, в котором завершена. При этом операция считается завершенной в том отчетном периоде, в котором наступает срок перечисления налога в соответствии с п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ.
Пример: В сентябре 2017 года работникам выплачивались отпускные, пособия по временной нетрудоспособности. Согласно п.6 ст. 226 НК РФ срок перечисления налога по таким выплатам последний день месяца, в котором они выплачивались. Так как в 2017 году 30 сентября совпадает с выходным днем, то срок перечисления переносится на следующий рабочий 2 октября, и данные выплаты во 2 разделе 6-НДФЛ будут указываться в расчете за год (письма ФНС России от 25.02.2016 N БС-4-11/3058 и от 21.02.2017 N БС-4-11/14329@, вопрос N 3).
Пункт 14 Обзора (относительно п.6 ст. 226 НК РФ): Строка 120 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ заполняется с учетом положений п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ. Это значит, что в данной строке указывается последний срок для перечисления налога, а не когда налоговый агент фактически перечислил.
Пример: Если при выплате отпускных НДФЛ был перечислен в день выплаты отпускных, то по строке 120 все равно ставится последний день месяца (письмо ФНС России от 25.02.2016 N БС-4-11/3058).
Пункт 16 Обзора (относительно п.2 ст. 223 НК РФ): заполнение строки 100 раздела 2 по премиям, превышающим один месяц (квартальные, полугодовые, годовые и т. п.) чиновники в течении полутора лет давали неоднозначные разъяснения. В первой половине 2016 года в строке 100 советовали ставить дату выплаты премии, в конце 2016 и начале 2017 года контролирующий орган изменил свое мнение и посчитал, что нужно в строке100 указывать последний день месяца, в котором подписаны приказы на премию.
В ноябре 2017 года чиновники пришли к единому мнению, что дата фактического получения дохода в виде премии по итогам работы за год (и за другие периоды, превышающие один месяц) определяется как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц (письмо ФНС России от 06.10.2017 N ГД-4-11/20217@).
Пункт 19 Обзора (относительно пп.2 п.6 ст. 226 НК РФ): блок строк 100 — 140 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ заполняется по каждому сроку перечисления налога отдельно, если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления налога (приказ ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@, пункт 4.2).
Пример: Если в момент выплаты заработной платы выплачиваются отпускные, больничные и т. д., то в разделе 2 их нужно выделить в отдельный блок, так как НДФЛ с заработной платы перечисляется не позднее следующего дня за днем выплаты, а с отпускных и больничных — не позднее последнего дня месяца, в котором они выплачены.
При обнаружении налоговым агентом после представления в налоговый орган расчета по форме 6-НДФЛ ошибки в части занижения (завышения) суммы исчисленного налога в расчете по форме 6-НДФЛ, либо некорректном заполнении дат и иных данных, налоговому агенту следует представить в налоговый орган уточненный расчет по форме 6-НДФЛ (письмо ФНС России от 21.07.2017 N БС-4-11/14329@, вопрос N 7).
Всего в обзоре ФНС представлено 26 характерных случаев несоблюдения правил заполнения и представления расчета. Мы рассмотрели только самые распространенные из них.
Минимизировать риски доначислений и более подробно узнать тонкости заполнения «любимой» формы 6-НДФЛ налоговые агенты могут на наших семинарах, конференциях и круглых столах посвященных НДФЛ и страховым взносам.
В 6-НДФЛ указан только фактически полученный доход
Некоторые программы учета заполняли 6-НДФЛ с ошибками. В частности, переносили в строку 130 только ту сумму, которую получили работники.
Чтобы исправить ошибку в 6-НДФЛ, в строке 130 раздела 2 надо записать доход сотрудников с НДФЛ. Об этом сказано в порядке заполнения расчета (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/). Но компания может удержать у работника не только налог, но и, например, алименты. Поэтому инспекторы считают, что в строке 130 правильно писать начисленный доход. Иначе сведения могут исказиться.
Оклад работника — 100 тыс. руб. Налог — 13 000 руб. (100 000 руб. × 13%). Кроме того, компания удерживает 25 процентов на алименты — 21 750 руб. ((100 000 руб. – 13 000 руб.) × 25%). Работник получил 65 250 руб. (100 000 – 13 000 – 21 750). В строке 130 запишите 100 тыс. руб.
Из 6-НДФЛ исключена зарплата, которая начислена, но не выплачена
Еще одна ошибка в 6-НДФЛ — из раздела 1 исключена зарплата, которая начислена но не выплачена.
В раздел 1 6-НДФЛ надо включить всю зарплату , начисленную в отчетном периоде. И не важно, когда работники получили деньги (письмо ФНС России от 12.02.2016 № БС-3-11/).
Чтобы исправить ошибку в 6-НДФЛ, надо уточнить расчет, увеличив доход в строке 020.
Работники получили зарплату за март в апреле. В разделе 1 6-НДФЛ доход за март надо показывать в 1 квартале. А в строке 130 раздела 2 отразить выплаты в расчете за полугодие.
В разделе 2 6-НДФЛ нет зарплаты за декабрь
Если в строке 130 раздела 2 указана зарплата, которую начисляли в январе-марте, но нет зарплаты за декабрь, которую выдали в январе, это ошибка.
Чтобы исправить недочет, в разделе 2 надо записать все доходы, налог с которых был удержан в отчетный период (письмо ФНС от 25.02.2016 № БС-4-11/). Следует заполнить блоки со строками 100-140 в уточненном 6-НДФЛ .
Компания выдала зарплату за декабрь 12 января. В строке 100 запишите дату дохода 31.12.2015, а в строке 110 — дату выдачи денег 12.01.2016, а в строке 120 — следующий рабочий день 13.01.2016.
В строке 080 6-НДФЛ указан налог с зарплаты за март как неудержанный
Многие, кто до сдачи расчета не выдали зарплату за март, заполняли строку 080. В ней указывали налог, который исчислили, но не удержали, потому что фактически удержали НДФЛ только во 2 квартале.
Строку 080 6-НДФЛ заполнять не надо. В то же время инспекторы считают, что уточненный 6-НДФЛ не нужен. Компания удержит налог, когда расплатится с работниками, и отразит сумму в строке 070 расчета за полугодие.
Суммы в строках 070 и 140 6-НДФЛ совпадают
Одна из частых ошибок в 6-НДФЛ — подгонка значений строк 070 и 140.
Строки почти никогда не совпадают. В строке 070 компания заполняет налог, удержанный с доходов текущего года. А в строке 140 — тот, который удержала в первом квартале. Если компания выдала зарплату за декабрь прошлого года в январе, то она записывает в строку 140 удержанный с нее налог, а строку 070 оставляет пустой. Поэтому если подогнать показатели, то нужно сдать уточненный расчет 6-НДФЛ. В уточненке надо увеличить или уменьшить сумму налога в строке 070.
Уволенный сотрудник в 6-НДФЛ указан дважды
Компания могла дважды записать одного работника в расчете. Например, если сотрудник уволился и снова устроился на работу в течение квартала.
Чтобы исправить ошибку в 6-НДФЛ, в разделе 1 надо записать всех сотрудников, которые работали в компании с начала года. Если сотрудник уволился и снова вернулся, то его надо посчитать только один раз. Поэтому уменьшите число человек в строке 060 уточненного 6-НДФЛ.
Не включены подрядчики и арендодатели
Частая ошибка — в строке 060 6-НДФЛ только сотрудники, но не включены другие физлица, которые получали доход (подрядчики, арендодатели).
Чтобы исправить эту ошибку в 6-НДФЛ, надо включить физлиц в строку 060 уточненного расчета. Подсчитывать не надо только тех, за кого компания не сдает справки. Например, предпринимателей, продавцов имущества и т. п.
В строке 100 6-НДФЛ указаны даты, когда выдана заработная плата
Компании по ошибке записали в строке 100 6-НДФЛ даты, когда работники получили деньги.
Дата получения дохода в виде зарплаты — последний день месяца. То есть надо записать 31 января, 29 февраля и 31 марта. Формально эта дата ни на что не влияет, так как налог компания удерживает лишь при фактической выдаче денег. Но неверная цифра — повод оштрафовать компанию.
В строке 120 6-НДФЛ указаны даты, когда перечислен налог
Коллеги по ошибке считают, что в строке 120 надо записать фактическую дату, когда компания заплатила налог. Даже если опоздала или перечислила налог раньше.
В строке 120 пишут дату, когда компания должна перечислить налог, а не когда это сделала (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поэтому запишите сроки оплаты по кодексу.
Если дата удержания налога в строке 110 будет сильно отличаться от даты оплаты в строке 120, то инспекторы могут запросить пояснения. И все равно узнают, что компания опоздала с оплатой. Поэтому, если не уточнить даты, инспекторы оштрафуют сразу по двум основаниям: за просрочку налога и недостоверные сведения (ст. 123, п. 2 ст. 126.1 НК РФ).
Компания выдала зарплату 4 февраля, а заплатила налог 8-го. В строке 110 запишите 4 февраля, а в строке 120 — следующий день, 5 февраля.
В поле «Номер корректировки» надо указать порядковый номер корректировки. Если компания впервые сдает уточненный 6-НДФЛ, то надо записать номер 001, если второй раз — 002 и т. д.
Если есть ошибка в ОКТМО, следует записать правильный номер. Проще всего узнать его на сайте nalog.ru в разделе «Электронные сервисы» > «Узнай ОКТМО».
Надо исправить количество страниц, если в уточненном 6-НДФЛ их больше, чем в исходном расчете.
В уточненный расчет 6-НДФЛ надо перенести все сведения из исходного, а не только те данные, которые исправляются или дополняются. Если записать в строках 100-140 раздела 2 только даты и суммы, которых не было в первичном расчете, то программа обнулит ранее сданные сведения. И отчет придется исправлять еще раз.
Иногда считают НДФЛ по разным ставкам (13 и 35%), а в расчете заполняют только по одной — 13%. Тогда в уточненном 6-НДФЛ надо добавить строки 010-050. А сумму налога, удержанного по разным ставкам, посчитать в одной строке 070.
Штраф за ошибки в 6-НДФЛ небольшой — 500 рублей (ст. 126.1 НК РФ). Но помимо этого инспекторы наверняка потребуют пояснения. Кроме того, в будущем ошибки в отчетности могут привести к проверке по НДФЛ.
