Формирование бюджета происходит благодаря своевременному поступлению налогов. Одним из прямых источников является налог на доходы физических лиц. Для правильного исчисления важно знать, что 1 раздел отчета НДФЛ 6 сдается нарастающим итогом. После внесенных изменений в налоговый кодекс у многих возникают вопросы о правильности заполнения формы, что и когда включается в каждый раздел. В статье ответим на основной вопрос: 6 НДФЛ правильно заполнять с нарастающим итогом с начала года или нет.
Главный вопрос многих бухгалтеров: форма 6 НДФЛ заполняется с нарастающим итогом с начала года или нет? Заполняться она должна с нарастающей суммой, хотя это относится не ко всем разделам. Рассмотрим подробно ключевые особенности отчета.
Форму относят к документам подробного сбора данных. Оформление титульной страницы аналогично заполнению любого отчетного документа. Вносятся данные о плательщике, его адрес регистрации, идентификационный номер налогоплательщика и контактные телефоны.
Форма утверждена 14 октября 2015 года Приказом Федеральной Налоговой Службы России, в котором регламентирован порядок заполнения 6 НДФЛ и период представления. Аналогичным образом субъекты отчитывались в 2016 г. Возможны налоговые изменения в бланке отчета на 2019 г.
Представлять расчет с нарастающим результатом следует в налоговые организации по месту регистрации субъектов хозяйствования или месту жительства ИП. Если в состав предприятия входят филиалы, подавать отчеты следует по месту их нахождения.
Заполнение объединяет данные из бухгалтерского учета с нарастающими суммами поквартально. В первый раздел включают налоги, которые были удержаны с сотрудников, и лиц, работающих по договорам подряда, получающих дополнительные доходы в организации. Отражению с нарастающими результатами подлежат и перечисленные налоги в бюджетные фонды. Аналитику по каждому сотруднику делать не следует. Общие графы квартальной форме заполняются только в разрезе ставок, которые имели место в периоде.
Важный момент – заполнение итогов раздела. В данной графе необходимо поставить обобщенные налоговые показатели. Налоговые вычеты также заполняются одной суммой без аналитики. Для 1 квартала данные с нарастающими суммами дублируют суммы по строкам отчета.
В отчете за первое полугодие сводятся показатели с нарастающим итогом с января по июнь. В каждой организации необходимо вести аналитику начислений и удержаний в разработочных таблицах сведений для НДФЛ 6 за первое полугодие с нарастающими итогами.
В раздельном учете учету подлежат все виды доходной части. Перед тем, как заполнить 6 НДФЛ за полугодие, необходимо проверить законность применения налоговых вычетов.
В НДФЛ за 9 месяцев необходимо отобразить сведения с начала года с нарастающим результатом с учетом всех начислений, удержаний и налоговых вычетов согласно действующему законодательству по данной статье. В первый раздел должны быть включены данные о выплаченных налогах при перечислении авансовых платежей.
Заполнение формы за девять месяцев с нарастающим итогом аналогично заполнению полугодовой формы.
Перед подачей отчета за календарный год с нарастающим итогом необходимо полностью проверить все начисления, удержания и применение вычетов. В случае исправительных записей необходимо подать пояснительные записки по каждому случаю за каждый отчетный период с начала года. Отчетный период: 1 января – последнее число месяца, в котором производились начисления доходов.
К оформлению раздела 1 отчета 6 с нарастающим итогом предъявляются следующие требования:
Отдельно нужно сказать об особенностях расчета количества работников организации в отчетности. К расчету принимаются сотрудники, которые работали на данном предприятии в календарном году.
В случае увольнения и повторного приема в течение календарного года, необходимо считать работников только 1 раз. При увольнении одних и принятии новых, следует считать и уволенных, и вновь принятых физических лиц.
Представлять форму 6 НДФЛ с нарастающим итогом должны субъекты хозяйствования, которые признаны субъектами налогообложения. Если на предприятии не было начисления оплаты труда, доходов по договорам подряда, не производились выплаты, следовательно, не начислялись налоги, отчет подавать не нужно. Данный субъект хозяйствования не признается субъектом налогообложения в текущем периоде. Можно отправить в налоговую письмо с уведомлением о нулевом отчете 6 НДФЛ.
Если сделана ошибка в отчете за первый квартал, уточнение необходимо сдать расчете 6 НДФЛ за полугодие и далее в зависимости от даты образования.
Если начисления имели место хотя бы в одном месяце календарного года, следует сдавать форму даже, если перечисления в отчетном периоде не проводились.
НДФЛ 6 сдается в контролирующие органы по истечению квартального периода. Сроки предоставления – последний рабочий день месяца, следующего за ним. Если он выпадает на выходной или праздничный день, отчет подают в первый, следующий за ним, рабочий день, для годовой формы – 2 апреля следующего года.
Во втором разделе указываются даты начисления НДФЛ (стр. 100), (стр. 110) удержания за квартал. Кроме того, необходимо заполнить установленную законодательством последнюю дату (стр. 120) перечисления в бюджет налогов.
Для отчета за первое полугодие в разделе 2 необходимо заполнить только данные за апрель – июнь, для третьего квартала включению подлежат июль – сентябрь.
Доходы, которые были получены в отчетном периоде, но для них не наступили сроки уплаты налогов и взносов, отражать в форме не следует. Они будут включены в том периоде, когда налоги будут перечислены.
Например, если по сроку 29 числа стоит выплата заработной платы, этот налог будет удержан – 30 сентября. В связи с выходными днями, дата перечисления переносится на 2 октября. Следовательно, и оплата труда за сентябрь, и налоги будут отражены только в отчете, который подается за 2019 год.
В случае выплаты заработной платы авансовыми платежами в последнем месяце отчетного периода и полной оплате труда и НДФЛ в следующем месяце, общие суммы начислений и удержаний необходимо отражать во 2 разделе только в следующем отчетном периоде. В первом разделе текущего отчета следует отразить только сумму перечисления средств с авансовых выплат в строке 070.
В данные 2 раздела должны попадать сведения по завершенным операциям, но не позднее предельного срока, установленного законодательством.
Можно самостоятельно проверить правильное заполнение формы 6 НДФЛ с нарастающим итогом при помощи контрольных соотношений.
Субъект хозяйствования привлекается к административному взысканию в случае предоставления недостоверных сведений по налогам или при несвоевременном представлении формы. После 10 дней не предоставления 6 НДФЛ все налоговые органы вправе наложить запрет на совершение операций по расчетным счетам до даты удержания НДФЛ.
Кроме основного вопроса, НДФЛ заполняется нарастающим итогом или нет, нужно сказать и о нерегулярном начислении доходов в отчетном периоде. Если в течение календарного года имело место начисление хотя бы в одном месяце, необходимо представлять форму до конца календарного года. В таком случае заполняться будут только «Обобщенные сведения». В кварталах, когда начисления не производились, при оформлении второго раздела заполняются только итоговые графы, равные 0. Многие забывают об этом, это одна из самых распространенных ошибок.
В завершении необходимо напомнить о заполнении отчета. Показатели первого раздела 6 НДФЛ учитываются с нарастающим итогом. Важно при этом правильно оформить данные второго раздела, в котором учитываются нарастающие итоги только отчетного квартала. Внимательное заполнение поможет избежать административного наказания.
05.07.2017. Тема статьи:
Не позднее 31 июля 2017 года надо представить отчет 6-НДФЛ за полугодие.
Заполнить этот расчет сложнее, чем за 1 квартал. Так как показатели разделов 1 и 2 не совпадут.
В разделе 1 надо показать сведения нарастающим итогом с начала года, за январь-июнь. А в разделе 2 – за апрель, май и июнь.
Форма 6-НДФЛ состоит из:
В какой части отчета ошибались |
Что делали не так | Как правильно |
|---|---|---|
Строка 070 |
Включали в строку 070 налог с переходящей зарплаты, хотя удерживали его только в следующем квартале. |
НДФЛ с переходящей зарплаты, который удержали в следующем квартале, в строку 070 не включают. |
Строка 060 |
Сотрудников, которые работают по трудовым и гражданско-правовым договорам, считают дважды. |
Если в течение года человек работал по двум договорам — и по трудовому, и по гражданско-правовому, в строке 060 его учитывают как одно физлицо.+ |
Строка 080 |
Путали налог, не удержанный в отчетном периоде, с налогом, который невозможно удержать. В результате включали в строку 080 налог с переходящей зарплаты, который удерживали в следующем квартале. |
В строке 080 налог указывают только в том случае, если компания не сможет его удержать в течение всего года. Например, с доходов в натуральной форме или с материальной выгоды. |
Строка 100 |
Дату для строки 100 определяют по Налоговому кодексу. Например, дата фактического получения дохода для зарплаты — последний день месяца, за который она начислена. Значит, для зарплаты за январь в строке 100 указываем 31.01.2017. |
|
Заполняли нарастающим итогом с начала года. |
Раздел заполняют только за отчетный квартал. Например, в 6-НДФЛ за 2016 год в разделе 2 надо было отразить только данные за IV квартал. |
|
Разные виды доходов показывали отдельно, даже если у них все даты были одинаковые. |
Разделять доходы по видам нет смысла. В один блок можно включать все доходы, у которых даты для строк 100—120 совпадают. Например, ежемесячные премии, которые компания выдает в один день с зарплатой. |
Мартовскую зарплату надо отразить в 6-НДФЛ за 2 квартал 2017 года, если компания выплатила ее работникам в апреле.
Пример:
«Компания выплачивает зарплату работникам 10-го числа каждого месяца. За июнь работники получили деньги 10 июля 2017 года. Общая сумма зарплаты - 160 000 руб., НДФЛ - 20 800 руб. Бухгалтер отразит в 6-НДФЛ за 2 квартал 2017 год только начисленный доход и рассчитанный налог по строкам 020 и 040, как на образце ниже».
Пример:
«Компания в июне 2017 года выплатила отпускные двум сотрудника: Иванову и Петрову. Иванов получил деньги 2 июня. Начисленная сумма отпускных – 15 000 руб., НДФЛ – 1950 руб. Петров получил деньги – 9 июня. Сумма отпускных – 12 000 руб., НДФЛ – 1560 руб. Пример заполнения 6-НДФЛ за 2 квартал 2017 года с отпускными смотрите ниже».
Пример:
«Компания 5 июня выплатила сотрудникам премии за май. Общая сумма выплат 80 000 руб. НДФЛ – 10 400 руб. В этот же день одному из работников выдали премию к юбилею - 5000 руб. НДФЛ с выплаты - 650 руб. Пример отражения премий в 6-НДФЛ за 2 квартал 2017 года смотрите на рисунке ниже».
Как заполнять отчет 6-НДФЛ? - Вопрос, который возникает каждый квартал, ведь если не изменилась сама форма, то, возможно, произошли события, которые требуют нетипичного отражения в форме.
Как заполнить декларацию 6-НДФЛ за 2 квартал 2018 года, если налог удерживался по разным ставкам? Как отражать выплаченные отпускные в декларации 6-НДФЛ и что делать при их перерасчете? Как отразить в декларации 6-НДФЛ выплату компенсации оставшихся дней отпуска при увольнении? Сотрудникам выдали премию, как правильно заполнить отчет 6-НДФЛ? В нашей статье мы разберемся со всеми этими вопросами и найдем ответы.
Заполнять 6-НДФЛ за 2 квартал 2018 года необходимо на бланке, который действует с начала года, соблюдая . Обратите внимание, что хоть мы и говорим «за 2 квартал» отчетность формируется за полугодие 2018 года. Такая формулировка возникает из-за того, что два раздела, из которых состоит декларация, заполняются принципиально по-разному:
Обратите внимание! Для безошибочной подготовки и своевременной сдачи декларации/расчета по новой форме 6-НДФЛ за 2 квартал/полугодие 2018 года воспользуйтесь онлайн-сервисом « Мое дело ссылке .
При заполнении строки ИНН и КПП организации, руководствуйтесь данными из Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. Для декларации обособленного подразделения указывается КПП по месту его нахождения.
Обратите внимание, что КПП у индивидуального предпринимателя нет, поэтому строка не заполняется. В строку ИНН при этом необходимо вписать соответствующий номер физического лица.
В строке «Номер корректировки» ставится значение, соответствующее порядковому номеру корректировки. Если подаете первичный расчет, то указывайте «000» или «0».
В строке «Период предоставления (код)» для 2 квартала (полугодия) 2018 года следует указать «31».
В строке «Налоговый период (год)» - 2018.
Строка «Предоставляется в налоговый орган (код)» должна содержать четырехзначный код налогового органа, в который предоставляется отчет.
Коды места нахождения (учета) в 2018 году были изменены. Так российские организации, не являющиеся крупнейшими налогоплательщиками, указывают код 214.
Напомним другие новые коды:
В строках «Налоговый агент» ИП указывает свои фамилию, имя и отчество (при наличии) без сокращений, а организации - наименование как в учредительных документах.
Строки «Форма реорганизации (ликвидации) (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации» заполняются, если вы - правопреемник реорганизованной компании, которая не сдала отчет до окончания реорганизации.
Также соответственно наименованием строк отразите код ОКТМО, номер контактного телефона и информацию о том, кто сдает декларацию.
В строке «Ставка налога, %» укажите ставку, которая применялась вами в первом полугодии 2018 года.
В строке 020 «Сумма начисленного дохода» указывается сумма доходов физических лиц (начисленной заработной платы, выплаченных дивидендов, отпускных, премий и прочих доходов, которые облагаются НДФЛ).
Если в первом полугодии были выплачены дивиденды, то их сумму необходимо указать в строке 025 .
По строке 030 отражается сумма вычетов, уменьшающих базу по налогу.
В строке 040 отражается сумма налога, который был исчислен.
По строке 045 отражается сумма НДФЛ по дивидендам, если таковые были выплачены в первом полугодии и отражены в строке 025.
Если есть работники-иностранцы, которые самостоятельно уплачивают НДФЛ по патенту, то следует заполнить строку 050 .
При применении в течении первого полугодия различных ставок НДФЛ, строки 020-050 необходимо заполнить отдельно по каждой, указанной в строке 010.
В строка 060-090 указываются обобщенные показатели по всем ставкам, соответствующие их наименованиям.
В строке 100 необходимо отразить дату, согласно Налоговому кодексу Российской Федерации. Так для зарплаты это всегда последний день месяца. При увольнении же сотрудника необходимо указывать последний рабочий день, за который была начислена заработная плата. Для отпускных и больничных - день выплаты.
В строке 120 указывают дату крайнего срока перечисления НДФЛ в бюджет. Для зарплаты - это первый рабочий день, следующий за выплатой, для отпускных и пособий (в том числе больничных) - последний день месяца (либо первый рабочий день после, если дата выпадает на выходной).
Если по выплатам совпадают даты получения дохода, удержания налога и крайний срок его перечисления, то их можно объединить для отражения в отчете. Например, информацию о заработной плате не требуется отражать по каждому сотруднику, ее указывают обобщенно. Также можно поступить, если произошла выплата отпускных (или пособий) по нескольким сотрудникам.
А вот если в один день были выплачены и зарплата, и отпускные (или пособия), то указывать эти выплаты необходимо отдельно друг от друга, разбив на «тематические» блоки - зарплаты и отпускных (пособий).
Важно, что при заполнении раздела 2 в декларации за 2 квартал (полугодие) 2018 года необходимо отражать информацию только о тех выплатах, срок перечисления НДФЛ которых приходится на апрель, май и июнь, то есть ориентируясь на строку 120.
Рассмотрим отдельные случаи заполнения декларации 6-НДФЛ за 2 квартал 2018 года.
Если заработная плата за март 2018 года была выплачена в апреле 2018 года, то отразить ее надо и в разделе 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц», и в разделе «Обобщенные показатели» за 2 квартал 2018 года, где они будут входит суммарные показатели за полугодие.
А вот заработная плата за июнь, которую выплатят только в июле (либо в последний рабочий день июня), попадет в строку 070 раздела 1, а в раздел два такая зарплата попадет уже в отчете за 9 месяцев (3 квартал) 2018 года.
Если заработная плата выплачивается с задержкой и не будет выплачена в течение второго квартала, то в разделе 1 в строках 020 и 040 ее необходимо отражать, как обычно. Начислить зарплату компания или ИП все равно должны вовремя. А вот в строке 070 отражать НДФЛ по ней не следует, так как здесь указывается только тот налог, который был удержан в первом полугодии 2018 года.
Также информация о задержанной зарплате не будет отражаться в строках раздела 2, так как фактической выплаты не произошло.
Обратите внимание , что если выплачивается зарплата за прошлый (или даже позапрошлый) год, то информацию о выплате необходимо отражать во втором разделе декларации и строке 070 раздела 1.
При выплате отпускных датой получения дохода является день, в который отпускные были фактически выплачены сотруднику, тогда же следует удержать НДФЛ. При этом перечислить налог в бюджет можно до конца месяца, в который отпускные выплачиваются.
В разделе 1 такие доходы указываются совместно с остальными, а вот в разделе 2 для отпускных необходимо выделить отдельный блок строк 100–140. При этом в строках 100, 110, 130 и 140 отражается фактическая дата выплаты и суммы отпускных и удержания НДФЛ. А в строке 120 - последний день месяца выплаты отпускных.
В каком периоде отражать отпускные в декларации 6-НДФЛ определяется их фактическим начислением и выплатой, а не периодом, за который они начислены.
В разделе 1 суммы дохода и соответствующего налога необходимо отразить при начислении, а в разделе 2 - при выплате. При этом при заполнении раздела 2 необходимо руководствоваться теми же правилами, что и при выплате обычных отпускных.
Случается так, что при расчете отпускных была допущена ошибка, и в сданном отчете указаны неверные данные. Тогда при выявлении ошибки, необходимо сдать уточненную декларацию с корректными сведениями.
Если же перерасчет производится по законным основаниям (работник уволился, был отозван из отпуска и прочее), то данные по перерасчету включаются в отчет того периода, когда он был произведен.
Если сотрудник увольняется и у него есть неиспользованные дни отпуска, то их необходимо компенсировать. Такая компенсация не считает выплатой отпускных, как и оплатой труда.
В разделе 1 декларации сумма компенсации указывается совокупно с другими доходами в строке 020, а соответствующий налог в строках 040 и 070. В разделе 2 же датой получения дохода в таком случае считается дата выплаты компенсации сотруднику (последний рабочий день), а датой перечисления НДФЛ в бюджет - день, следующий за днем выплаты денег сотруднику. Выделять отдельный блок строк при этом необязательно, выплату компенсации неиспользованного отпуска, в отличии от отпускных, можно указать вместе с выплатой заработной платы увольняющемуся сотруднику.
Выплату премий следует разделить два подтипа:
Отражаться в 6-НДФЛ они будут по-разному.
Разовые премии попадают в раздел 1 в тот период, на который приходится день выплаты. А в разделе два блок строк надо заполнить следующим образом:
С систематическими премиями ситуация сложнее. Сейчас налоговики выбрали такой подход:
Если налог на доходы физических лиц был начислен по разным ставкам, то в разделе 1 декларации 6-НДФЛ информацию о таких доходах и налоге необходимо отразить отдельными блоками строк 010-050, по соответствующим ставкам налога.
В разделе 2 при этом такого разделения делать не надо, достаточно отразить информацию, соответственно суммам и датам получения дохода, удержания и уплаты налога.
При всей, казалось бы, простоте формы, инструкции по ее заполнению часто меняются и имеют много нюансов. Будьте аккуратны и внимательны при заполнении, легкой вам сдачи отчетности.
Напомним! Для безошибочной подготовки и своевременной сдачи декларации/расчета по новой форме 6-НДФЛ за 2 квартал 2018 года воспользуйтесь онлайн-сервисом « Мое дело ». Сервис автоматически производит все необходимые расчеты, формирует отчетность, проверяет её и отправляет в электронном виде. Вам не надо будет лично посещать налоговую инспекцию, что, несомненно, сэкономит не только время, но и нервы. Бесплатный доступ к сервису вы можете получить прямо сейчас по ссылке .
Индивидуальный предприниматель Иночкин Виктор Артурович является работодателем.
Заработную плату за декабрь 2017 года (начислено 250 000 рублей, НДФЛ 32 500 рублей) Иночкин выплатил сотрудникам в первый рабочий день января. Заработная плата выплачивается сотрудникам 5 числа следующего месяца. Ежемесячное начисление заработной платы составляет 250 000 рублей, НДФЛ 32 500 рублей. В июне сотруднику были начислены и выданы отпускные (28.06.2018) за июль в размере 10 000 рублей, НДФЛ 1 300 рублей. Также в апреле (16.04.2018) сотрудникам выплачена премия за 2017 год 30 000 рублей, НДФЛ 3 900 рублей. Сотрудников, работающих по патенту нет.
Сумма всего начисленного за полугодие (с января по декабрь 2018 года) дохода и исчисленного налога отражается по строкам 020 и 040. И информация по заработной плате, и отпускные, и премия. Доход и исчисленный налог за декабрь указывались в разделе 1 декларации за 2017, поэтому отражать их в отчете за 2018 год не следует.
А вот фактическая выплата и удержание НДФЛ произошли уже в январе 2018 года, поэтому в строку 070 включить сумму НДФЛ по этой выплате необходимо. Кроме того, в строке 070 необходимо указать налог на доходы физических лиц, удержанный при выплате заработной платы за январь - май (за июнь заработная плата будет выплачена в июле, поэтому включать данные НДФЛ по ней в строку 070 не надо), также в строку включается НДФЛ удержанный при выплате премии и отпускных.
В отчете за первое полугодие необходимо отразить:
Выплата премии сотрудникам за 2017 год:
Расчет сумм налога на доходы физлиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) - документ, содержащий обобщенную налоговым агентом информацию в целом по всем физическим лицам, получившим от него доходы. Расчет по форме 6-НДФЛ за полугодие 2018 года представляется не позднее 31 июля 2018 года .
Формирование расчета по форме 6-НДФЛ в программе производится в автоматическом режиме. Для корректного формирования расчета необходимо, чтобы в программе были:
При подготовке сведений можно воспользоваться для анализа отчетами "Сводная" справка 2-НДФЛ , Регистр налогового учета по НДФЛ , Контроль сроков уплаты НДФЛ , Проверка разд. 2 6-НДФЛ (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам ).
В программе для составления расчета по форме 6-НДФЛ предназначен регламентированный отчет 6-НДФЛ (раздел Отчетность, справки – 1С-Отчетность ) (рис. 1).
Для составления отчета в рабочем месте 1С-Отчетность :
В стартовой форме укажите (рис. 2):
Обратите внимание! Если организация имеет территориально обособленные подразделения (не выделенные на отдельный баланс), то она должна заполнять расчет по форме 6-НДФЛ отдельно по каждому обособленному подразделению и представлять его в налоговый орган по месту нахождения таких подразделений.
Для формирования расчета сразу по всем регистрациям в ФНС установите флажок Создать для нескольких налоговых органов (рис. 2). Далее нажмите на ссылку Налоговые органы и выберите (установите флажок) налоговые органы, в которых организация и обособленные подразделения стоят на учете и куда предполагается представить отчетность. Нажмите на кнопку Выбрать , а далее на кнопку Создать .
В результате будет сформирован и заполнен отдельно по каждой выбранной ФНС расчет по форме 6-НДФЛ. Необходимо открыть и проверить заполнение каждого из расчетов.
В расчете по обособленному подразделению на титульном листе в поле уточните код места представления расчета (согласно Приложению № 2 Порядка). По месту нахождения обособленного подразделения российской организации указывается код "220" (рис. 3). А по месту нахождения российской организации, не являющейся крупнейшим налогоплательщиком указывается код "214" (ранее указывался код "212").
Если автоматическое формирование не используется, то для головной организации и каждого ее обособленного подразделения необходимо создать отдельный экземпляр расчета по форме 6-НДФЛ, в котором в поле Представляется в налоговый орган (код) выбрать соответствующую регистрацию в налоговом органе и сформировать расчет по кнопке Заполнить .
В верхней части титульного листа в поле КПП указывается код причины постановки на учет по месту нахождения организации либо по месту учета организации по месту обособленного подразделения (рис. 4). В поле ИНН указывается идентификационный номер налогового агента.
По умолчанию считается, что составляется первичный расчет по форме 6-НДФЛ, т.е. представляемый за отчетный период первый раз, поэтому в поле Номер корректировки указывается код 0 .
Поля Период представления (код) и Налоговый период (год) заполняются автоматически по значению периода, указанного в стартовой форме, и условных обозначений периодов согласно Приложению № 1 к Порядку заполнения расчета. Для расчета за полугодие 2018 года проставляется значение "31".
В поле Предоставляется в налоговый орган (код) указывается четырехзначный код налогового органа, в котором организация или обособленное подразделение стоит на учете и куда предполагается представить отчетность.
Поле По месту нахождения (учета) (код) указывается код места представления расчета налоговым агентом (согласно Приложению № 2 к Порядку заполнения расчета по форме 6-НДФЛ).
При составлении расчета правопреемником в поле Форма реорганизации (ликвидация) (код) указывается код реорганизации (ликвидации) в соответствии с приложением № 4 к Порядку заполнения расчета, а в поле ИНН/КПП реорганизованной организации - ИНН и КПП реорганизованной организации.
В поле Код по ОКТМО указывается код ОКТМО муниципального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации.
В программе такие данные, как ОКАТО, ИНН, КПП и код налогового органа по организациям и их обособленным подразделениям, выделенным на отдельный баланс, указываются в справочнике Организации (раздел Настройка – Организации ). Для структурных подразделений организаций (которые не выделены на отдельный баланс) указываются в справочнике Подразделения (раздел Настройка – Подразделения ).
Остальные показатели (наименование налогового агента, телефон, Ф.И.О. подтверждающего достоверность и полноту сведений) заполняются на основании данных справочника Организации .
Если ячейки с какими-либо сведениями о налоговом агенте не заполнены и их невозможно заполнить вручную (не выделены желтым цветом), это означает, что в информационную базу не введены соответствующие данные. В этом случае необходимо добавить нужные сведения, после чего нажать на кнопку Обновить (кнопка Еще – Обновить ).
В поле Дата подписи указывается дата подписи отчета (по умолчанию это текущая дата компьютера).
Обратите внимание! Дата подписи, указанная на титульном листе влияет на автоматическое заполнение расчета по форме 6-НДФЛ, а именно на заполнение строки 080 раздела 1. Строка 080 "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" заполняется по учетным данным программы, определенным по состоянию на дату подписи отчета.
В разделе 1 указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного дохода, исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке.
Если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам, то раздел 1 заполняется для каждой из ставок налога (как в нашем примере) (за исключением строк 060-090) (рис. 5).
В разделе 1 указывается:
В строки 020-045 включаются данные за налоговый (отчетный) период по дате фактического получения дохода (ответ на вопрос 12 в письме ФНС России от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@). Например, дата фактического получения дохода в виде оплаты труда (код дохода 2000, 2530) – это последний день месяца, за который начислен доход, для отпускных выплат, пособий – дата выплаты. По дате фактического получения дохода определяется месяц налогового периода и налоговый период, в который нужно включать соответствующий доход (как и для справок по форме 2-НДФЛ). Например, пособие по временной нетрудоспособности, начисленное в июне 2018 года, но выплаченное в июле 2018 года, будет отражаться в разделе 1 расчета за 9 месяцев 2018 года. В расчет за полугодие 2018 года данное пособие не попадет. Так как дата фактического получения для этого дохода – это дата выплаты.
На рис. 5 по налоговой ставке 35% отражены доходы в виде материальной выгоды от экономии за пользование заемными средствами. По ставке 35% налоговые вычеты не применяются. Поэтому по строке 020 указывается сумма начисленного дохода, а по строке 040 – сумма исчисленного налога.
В раздел 1 можно самостоятельно добавлять или удалять блок строк 010 – 050. Для добавления нового блока нажмите на ссылку Добавить строки 010-050 , для его удаления нажмите на красный крестик, расположенный около строки 010. Причем, имеется возможность вручную указать доход, облагаемый по ставке на основании соглашения об избежании двойного налогообложения (5% или 10%) (рис. 8).
Итоговые показатели по всем ставкам налога указываются по строкам 060 – 090:
В отчете, где это необходимо, можно расшифровывать данные в ячейке по кнопке Расшифровать .
Пример
За полугодие 2018 года сотрудникам организации ООО "Швейная фабрика Плюс" начислено доходов на сумму 4 291 417,32 руб., из них:
При автоматическом заполнении расчета в разделе 1 заполняются два блока строк 010–050: отдельно по ставке 13% и отдельно по ставке 35% (рис. 5). Получить в программе отчет по доходам и исчисленному НДФЛ с отбором по дате фактического получения дохода можно с помощью отчета "Сводная" справка 2-НДФЛ (раздел Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам ) (рис. 6). Общую сумму удержанного за период налога можно получить с помощью отчета Проверка разд. 2 6-НДФЛ (рис. 7).
Обратите внимание! Раздел 2 заполняется по сроку перечисления налога : на какой отчетный квартал приходится срок перечисления удержанного налога (строка 120), в расчет за такой период и должна включиться операция.
Например, заработная плата за июнь 2018 года выплачена в последний рабочий день месяца (29.06.2018), срок перечисления налога с заработной платы – следующий рабочий день после удержания налога, в нашем случае – 02.07.2018 (так как 30 июня и 1 июля – выходные дни). В такой ситуации заработная плата за июнь будет отражена в разделе 1 расчета за полугодие 2018 года и в разделе 2 расчета за 9 месяцев 2018 года. В раздел 2 расчета за полугодие 2018 года зарплата не попадет, так как срок перечисления налога приходится на другой отчетный период (письма ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14507, от 24.10.2016 № БС-4-11/20120).
Или, например, пособие по временной нетрудоспособности начислено в мае 2018 года и выплачено вместе с зарплатой за май – 05.06.2018. Срок перечисления НДФЛ с суммы пособия – последний день месяца, в котором произведена выплата, т.е. 30.06.2018. Так как это выходной день, то срок перечисления переносится на 02.07.2018. Следовательно, эта операция не отражается в разделе 2 расчета за полугодие 2018 года. Она будет отражена в разделе 2 за 9 месяцев 2018 года. Однако, так как дата получения дохода по этой операции – 05.06.2018, то она попадет в раздел 1 расчета за полугодие 2018 года.
Натуральные доходы, с которых налог не был удержан, отражаются в разделе 2 по дате получения дохода.
В разделе 2 указываются (рис. 9):
В программе:
При получении дохода в виде материальной выгоды, полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств, датой фактического получения дохода признается последний день каждого месяца в течение срока, на который были предоставлены заемные (кредитные) средства. В программе расчет суммы к удержанию в счет погашения займа, материальной выгоды полученной от экономии на процентах при получении заемных (кредитных) средств и НДФЛ с материальной выгоды производится с помощью документа (закладка Займы ). Дата получения дохода в виде материальной выгоды, определяется как последнее число месяца начисления документа Начисление зарплаты и взносов .
Датой фактического получения дохода в виде ежемесячной премии, которая входит в систему оплаты труда, является последний день месяца, за который она начислена (см. письма ФНС от 10.10.2017 № ГД-4-11/20374@, от 14.09.2017 № БС-4-11/18391, Минфина от 29.09.2017 № 03-04-07/63400). Для такой премии соответствует код вида дохода – 2002. Для этого в программе необходимо для кода дохода 2002 установить флажок Соответствует оплате труда , а в форме вида начисления выбрать категорию дохода – Оплата труда . Если выбрать категорию дохода – Прочие доходы от трудовой деятельности , дата получения дохода в конечном итоге будет учитываться по дате выплаты премии.
Датой фактического получения дохода при расчете НДФЛ в виде командировочных расходов (суточные сверх лимита, неподтвержденные расходы) считается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения сотрудника из командировки.
В программе удержание налога производится при проведении документов выплаты дохода – Ведомость в банк , Ведомость в кассу , Ведомость через раздатчика , Ведомость на счета . Сумма удержанного налога рассчитывается автоматически при заполнении документа на выплату зарплаты и отражается в отдельной колонке табличной части. Дата удержания налога в учете будет отражаться датой, указанной в поле Дата выплаты (рис. 10).
При удержании налога предусмотрен также учет авансовых платежей по НДФЛ для работников, являющихся иностранными гражданами или лицами без гражданства из "безвизовых" стран, временно пребывающими на территории РФ, осуществляющими трудовую деятельность по найму в РФ на основании патента.
Согласно контрольным соотношениям показателей формы расчета (письмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@) строка 120 сверяется с реальной датой уплаты суммы НДФЛ из строки 140 по данным карточки расчетов с бюджетом налогового агента (КРСБ НА), которая ведется в налоговом органе на основании данных о поступивших платежах по НДФЛ. Причем сверяется не сумма, а дата.
Если дата по строке 120 будет меньше даты уплаты суммы НДФЛ по строке 140, то возможно нарушен срок перечисления удержанной суммы НДФЛ. Организации придется уплатить пени и штрафы за несвоевременное перечисление налога. В программе для анализа нарушения срока уплаты налога можно воспользоваться отчетом Контроль сроков уплаты НДФЛ (раздел ).
Отчет показывает суммы удержанного налога не на дату удержания, а на дату крайнего срока перечисления. Это позволяет сформировать отчет так, чтобы он был похож на оборотно-сальдовую ведомость, и при этом положительное сальдо означало бы просроченный платеж.
Организация может выплачивать доходы физическим лицам, которые не являются сотрудниками организации. В частности, доходы могут выплачиваться бывшим сотрудникам и акционерам (совладельцам) организации. В этих случаях у организации может возникнуть обязанность исчислить, удержать и перечислить НДФЛ. Непосредственно выплата сумм прочих доходов в программе не регистрируется, фиксируется только сумма дохода, сумма исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ для отражения в отчетности.
При проведении документов, которыми регистрируются такие доходы (Выплата бывшим сотрудникам , Регистрация прочих доходов , Дивиденды ), сразу фиксируются суммы исчисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ. Датой фактического получения дохода, равно как и датой удержания налога, считается дата выплаты, указанная в документе.
Сведения о фактически полученных доходах и удержанном налоге с этих доходов, по которым одновременно совпадают три даты (дата фактического получения дохода, дата удержания налога и срок перечисления налога), суммируются и указываются в одном блоке строк 100 – 140. Если не совпадает хотя бы одна из дат, доход и удержанный налог с него отражаются отдельно, т.е. по ним заполняется отдельный блок строк 100 – 140. Например, в один день были выплачены материальная помощь и пособие по временной нетрудоспособности. Строки 110 –140 заполняются отдельно в отношении материальной помощи и отдельно в отношении пособия, так как данные виды доходов имеют разные сроки перечисления налога.
В раздел 2 можно самостоятельно добавлять или удалять блок строк 100 – 140. Для добавления нового блока нажмите на ссылку Добавить строки 100-140 , для его удаления нажмите на красный крестик, расположенный около строки 100.
В программе с помощью отчета Проверка разд. 2 6-НДФЛ (раздел Налоги и взносы - Отчеты по налогам и взносам ) можно проверить правильность заполнения раздела 2 сформированного расчета, например, данные об удержанном за период налоге (рис. 11). Отчет сверяет данные учета с разделом 2 и контролирует сроки уплаты налога.
По просьбам пользователей в раздел добавлены справочные поля, в которых указываются итоговые суммы показателей строк 130 и 140.
| Вид дохода | Дата фактического получения дохода | Дата удержания налога | Срок перечисления налога |
| Доход в виде оплаты труда | Последний день месяца, за который начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом) | День фактической выплаты | |
| При получении доходов в денежной форме (например, отпускные, пособия и т.д.) | День выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц | День фактической выплаты | Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. При выплате доходов в виде пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты |
| Доходы в натуральной форме | День передачи доходов в натуральной форме | ||
| Доход в виде оплаты труда в случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца | Последний день работы, за который был начислен доход | День фактической выплаты (т.е. день увольнения) | Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода |
| Материальная выгода |
| День фактической выплаты ближайшего дохода, с которого можно удержать НДФЛ. Удержание исчисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых доходов, выплачиваемых налоговым агентом плательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме | Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, с которого можно удержать НДФЛ |
| Командировочные (суточные сверх лимита, неподтвержденные расходы) | Последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки | День фактической выплаты ближайшего дохода, с которого можно удержать НДФЛ | Не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода, с которого можно удержать НДФЛ |
| Иные доходы |
|
|
|
После подготовки отчета 6-НДФЛ его следует записать.
Перед передачей расчета по форме 6-НДФЛ в налоговый орган рекомендуется проверить его на наличие ошибок. Для этого следует воспользоваться кнопкой Проверка – Проверить контрольные соотношения . После нажатия кнопки выводится результат проверки контрольных соотношений показателей. Если контрольные соотношения выполняются, то выдается сообщение об отсутствии ошибок. При необходимости можно открыть форму для просмотра результатов проверки. При этом можно увидеть либо те контрольные соотношения показателей, которые ошибочны, либо все контрольные соотношения показателей, которые проверены в отчете 6-НДФЛ (сняв флажок Отобразить только ошибочные соотношения ) (рис. 12).
При нажатии на необходимое соотношение показателей выводится расшифровка – откуда взялись эти цифры, как они сложились и т.д. При нажатии в самой расшифровке на определенный показатель программа автоматически указывает на этот показатель в самой форме расчета. Кроме того, проверять контрольные соотношения можно при печати и выгрузке, если в настройке отчета (кнопка Еще – Настройка – закладка Общее ) установить флажок Проверять соотношения показателей при печати и выгрузке .
Организациям, представляющим расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган без использования телекоммуникационных каналов связи (или использующих для электронного обмена программы сторонних производителей), следует подготовить файлы для передачи в электронном виде. Организациям, представляющим расчет по форме 6-НДФЛ на бумажном носителе, следует подготовить его печатную форму.
Чтобы сформировать печатную форму расчета по форме 6-НДФЛ с двухмерным штрихкодом PDF417, нажмите на кнопку Печать , расположенную в верхней части формы отчета (рис. 13). Для печати машиночитаемых форм регламентированных отчетов с двухмерным штрихкодом PDF417 необходимо, чтобы на компьютере был установлен единый модуль печати машиночитаемых бланков и шаблоны машиночитаемых бланков. Инсталляционный комплект модуля печати включен в состав конфигурации. Как только возникает необходимость использования модуля печати, он автоматически запускается для установки. Шаблоны машиночитаемых форм регламентированных отчетов включены в состав конфигурации и устанавливаются вместе с ней, поэтому нет необходимости устанавливать шаблоны отдельно.
Форму расчета по форме 6-НДФЛ можно распечатать и без штрихкода, если в настройке отчета (кнопка Еще – Настройка – закладка Общее ) установить флажок Разрешить печать без штрихкода PDF417 . После установки данной настройки по кнопке Печать будут доступны для печати Форма со штрихкодом PDF417 (рекомендуется) (рис. 13) или Форма без штрихкода PDF417 .
При выборе второго варианта программа выводит форму отчета на экран для предварительного просмотра и дополнительного редактирования сформированных для печати листов (при необходимости) (рис. 14). Далее для печати расчета нажмите на кнопку Печать . Кроме того, из данной формы отчета (предварительный просмотр) можно сохранить отредактированный расчет по форме 6-НДФЛ в виде файлов в указанный каталог в формате PDF-документа (PDF), Microsoft Excel (XLS) или в формате табличных документов (MXL) (нажав на кнопку Сохранить ).
В регламентированном отчете предусмотрена также возможность выгрузки расчета по форме 6-НДФЛ в электронном виде в формате, утвержденном ФНС России. Рекомендуется сначала выполнить проверку отчета на соответствие требованиям формата электронного представления по кнопке Проверка – Проверить выгрузку (рис. 15). После нажатия этой кнопки будет выполняться формирование электронного представления отчета. При обнаружении в данных отчета ошибок, препятствующих выполнению выгрузки, выгрузка будет прекращена. В этом случае следует исправить обнаруженные ошибки и повторить выгрузку. Для перехода по ошибкам удобно использовать служебное окно навигации по ошибкам, которое автоматически вызывается на экран.
Для выгрузки расчета по форме 6-НДФЛ для последующей передачи через уполномоченного оператора необходимо нажать на кнопку Выгрузить и указать в появившемся окне каталог, куда следует сохранить файл расчета. Имя файлу программа присваивает автоматически.
В программах 1С , содержащих подсистему регламентированной отчетности, реализован механизм, который позволяет непосредственно из программы (без промежуточной выгрузки в файл электронного представления и использования сторонних программ) отправить расчет по форме 6-НДФЛ в налоговый орган в электронном виде с ЭЦП (если подключен сервис "1С-Отчетность").
Перед отправкой рекомендуется выполнить форматно-логический контроль заполнения расчета. Для этого нажмите на кнопку Проверка – Проверить в интернете (рис. 16). Для отправки расчета в налоговый орган непосредственно из программы нажмите на кнопку Отправить .
Днем получения зарплаты является последний день месяца, за который она причитается. То есть зарплата за июнь считается фактически полученной 30 июня. Удерживать НДФЛ с зарплаты следует в день ее выплаты, а перечислять налог в бюджет – не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты. Соответственно если работникам деньги выданы не в июне, а в июле, то даты удержания и перечисления налога выходят за пределы отчетного периода. Как заполнить формы 6-НДФЛ за 2-й квартал 2016 года в этом случае? В отчет 6-НДФЛ нужно начисленную сумму зарплаты показать в строке 020. Вычеты, относящиеся к этой зарплате, - в строке 030. В строку 040 записывается сумма НДФЛ, исчисленного со всех доходов в июне. А вот в строке 070 налог с июньской зарплаты показывать не нужно. Сведения об этой зарплате попадут в форму 6-НДФЛ за 9 месяцев 2016 года (письмо ФНС от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@).
Необлагаемые доходы в 6-НДФЛ не показываются. А вот частично облагаемые отражаются в особом порядке. К примеру, к частично облагаемым доходам относятся: материальная помощь свыше 4000 рублей в год; стоимость подарков свыше 4000 рублей в год; суточные свыше 700 рублей по командировкам по России и 2500 рублей по зарубежным командировкам. В форме 6-НДФЛ такие доходы нужно показывать следующим образом. В раздел 1 по строке 020 записывается общая сумма дохода, начисленная работникам, по строке 030 – необлагаемая часть дохода. В строках 130 и 140 раздела 2 вписывается вся сумма дохода и удержанные с нее НДФЛ.
14 июня компания выдала сотруднице подарок стоимостью 7000 рублей. В этот же день был удержан НДФЛ со стоимости подарка, превышающей 4000 рублей. Сумма НДФЛ составила 390 рублей. Заполнение формы 6-НДФЛ за 2 квартал 2016 года показано ниже.
На практике не редкость, когда зарплата выплачивается дважды в месяц, но сотрудники получают ее в разные дни. Как в этом случае заполнить 6-НДФЛ? Если зарплата работникам за вторую часть месяца выплачивается работникам в разные дни, например, одним 3-го числа месяца, другим – 5-го числа, то в форме 6-НДФЛ придется заполнить несколько блоков в разделе 2. А вот если вторая часть зарплаты всем работникам выдавалась в один день, а аванс перечислялся в разные дни, тогда следует заполнить один блок в разделе 2 формы 6-НДФЛ. Дело в том, что отдельно выплату аванса в разделе 2 показывать не нужно. Поскольку на дату выдачи аванса доход еще не считается полученным. А НДФЛ с зарплаты за вторую часть месяца в этом случае удержана в один день.
