20/39. oldal
Könyvelés múzeumi alapok
Múzeumi alapok elszámolása a pénztári munka egyik fő területe. Célja a múzeumi gyűjtemények jogi védelme és a múzeumnak a vizsgálat eredményeként megszerzett adatokhoz való jogának védelme múzeumi tárgyakés gyűjtemények. A vagyonelszámolás folyamatos folyamat, hiszen a múzeum pénztárai folyamatosan feltöltődnek; a tárgyak mozgását és állapotát figyelik. Szabályozott a muzeális tárgyak rögzítésének, tárolásának és tudományos feldolgozásának rendje szabályozó dokumentumokat Kulturális Minisztérium.
A múzeumi gyűjtemények elszámolása során a szerint összeállításra kerül kialakult formák számviteli dokumentáció . Adatokat tartalmaz az egyes tárgyakról, tárgycsoportokról, beérkezésük sorrendjéről a múzeumban és a különböző pénztári osztályokon. A dokumentumok többsége jogerős, nyilvántartásba vételhez és örök megőrzéshez kötött. Ezek az átvételi okiratok, a kibocsátási okiratok, a nyugtakönyvek, a tudományos leltárkönyvek.
A múzeumi gyűjtemények állami elszámolása két szakaszból áll, amelyek a muzeális tárgyak tanulmányozási fokát tükrözik : kezdeti regisztráció a múzeumba átvett tárgyak és leltár, vagyis a muzeális tárgyak tudományos nyilvántartása.
A tárgyak múzeumhoz tartozásának és a múzeum e tárgyakhoz fűződő jogainak jogi bejegyzése ezzel kezdődik tárgyak állandó tárolásra történő átvételének okirata. Jelen dokumentum legalább három példányban készül, amelyet a fő letétkezelő (pénztárvezető), az árut a készletvásárlási bizottság döntéséig őrző személy írja alá; és az anyagtárolásra átvevő személy. Az aktust a múzeum igazgatója hagyja jóvá és a múzeum pecsétjével lepecsételi. A nemesfémből és drágakőből készült tárgyak, rendek és érmek, valamint fegyverek átvételét külön szabályozó dokumentumok határozzák meg.
A megfelelő gyűjteményi osztályba kerülés előtt a tárgyak első regisztráción esnek át, ami végül megerősíti, hogy ehhez a múzeumhoz tartoznak. Beletartoznak múzeumi tárgyak nyugtakönyve(fix alap) vagy ben tudományos és segédanyagok számviteli könyve utasításban meghatározott formában (lásd 3., 4., 5. számú melléklet). A természettudományi múzeumokban az alapanyagokat nyilvántartásba veszik nyers tudományos anyagok számviteli könyv.
A múzeumba ideiglenes tárolásra átvett tárgyak bekerülnek nyugtakönyv ideiglenes használatra. A visszaküldésük az igazgató utasítására készült, a főgondnok, a tárgyat tároló raktári osztály vezetője által aláírt okirat szerint történik; és aki ideiglenesen átvette anyagilag felelős tárolásra.
A bevételi könyvek célja olyan állami dokumentum biztosítéki megbízás - tételt egy adott szám alatt regisztrálni és rövid leírást adni, kizárva a cikk pótlását, elvesztés vagy ellopás esetén pedig a felkutatását. Az ehhez a tételhez rendelt számlaszám (KP) a múzeumi átvételi okiratban egyidejűleg szerepel, valamint magán a tételen a múzeumi kóddal együtt, például: Állami Történeti Múzeum, KP - 112408. Egyidejű átvétel esetén nagy mennyiség homogén tételek (numizmatikai gyűjtemény, fényképészeti anyagok stb.), csoportos bejegyzésük a nyugtakönyvbe gyűjteményi vagy terepi leltár esetén megengedett. Ebben az esetben a beérkezett tételek számát a nyugtakönyv megfelelő sorszámai tükrözik (például KP - 1760–1870), vagy töredékes sorozatszámokkal rögzítik (például KP - 1760/1 - PO). Az egyedi anyagokat azonban mindig egyenként rögzítik. Tilos a nemesanyagból és drágakőből készült tárgyak csoportos rögzítése is.
Így a fogalmak könyvelési egység és tároló egység, egyedi muzeális tárgyat és tárgycsoportot (gyűjtemény, készlet) is megjelölhet, ha a számviteli bizonylatokon azonos számon vannak nyilvántartva.
A muzeális tárgyak átvételi könyvébe történő nyilvántartásba vétel az átvételi okiratokban és a terepi dokumentációban rögzített összes információ figyelembevételével történik. Az árucikk leírása az eredeti regisztrációkor kapott hozzárendelési eredmények alapján készül. Egyedi tárgyak benne kötelező képeket készíteni. A nyugtakönyv rögzíti a tétel idejére, forrására, átvételének módjára, biztonságosságára, költségére (vásárláskor), a kísérő dokumentumokra vonatkozó adatokat is. Az aktus száma és a felvétel dátuma be van írva.
A nyugtakönyvet, mint biztosítéki megbízási bizonylatot a kitöltés előtt ennek megfelelően állítják össze: az íveket számozzák, befűzik, a könyvet aláírják és felsőbb hatóság pecsétjével lepecsételik. Minden bejegyzés egyértelműen, olvashatóan, törlés nélkül készül, javításuk csak extrém esetekben megengedett, a régi és új bejegyzéseknek jól olvashatónak kell lenniük. A kisebb javításokat az igazgató és a főgondnok, a számviteli osztály vezetője, valamint a tétel őrzője által aláírt külön bejegyzés igazolja a jegyzetekben. Az aláírásokat a múzeum pecsétjével lepecsételjük. A nyugtakönyvben minden lényeges javításra (megjelölés, biztonság, méret, anyag stb.) csak az igazgató vagy helyettese által aláírt külön aktusok alapján kerül sor. tudományos munka, a főgondnok, az állományi osztály vezetője, és az elsődleges könyvelésért felelős személy igazolja.
Az elsődleges számvitel jogi dokumentumait gondosan megőrzik; Az ezekhez való hozzáférés korlátozott számú emberre korlátozódik. Mindeközben a bennük található információkra nemcsak a múzeum dolgozóinak, hanem más intézmények kutatóinak is szükségük van. Ezért már az elsődleges könyvelés szakaszában létrejön a kártyafájlok rendszere - kártya és be utóbbi évekés elektronikus. Különösen szükséges számviteli kártya fájl , a nyugtakönyv információs funkciójának ellátása. Az ezt alkotó kártyák tartalmukban megegyeznek a nyugtakönyv bejegyzéseivel, és a számok sorrendjében vannak elrendezve. Az ideiglenes bizonylatokról is készül egy kartoték, amelyet nyugtaforrások szerint rendszereznek.
A nyugtakönyvekbe történő bejegyzés után a tételek a pénztári osztályokra kerülnek a letétkezelőkhöz az anyagilag felelős tárolásra vonatkozó törvények szerint(lásd a 6. számú mellékletet). Ugyanakkor a múzeumi tárgyak, a tudományos és segédanyagoktól eltérően, átesnek a könyvelés második szakaszán - leltár, amely az állóeszközök tanulmányozásának, leírásának és tudományos meghatározásának fő formája. Tudományos leltárkönyvek segítségével végzik – tudományos felszerelés. Jogi dokumentumok lévén, ugyanúgy készülnek, mint a nyugtakönyvek.
A tudományos leltárba történő rögzítés csak tantárgyanként és az útmutatóban meghatározott formában történik (lásd 7., 8. számú melléklet). Egy muzeális tárgy azonosítása terén végzett szakember további, mélyebb munkáján alapul. A tudományos leltár megadja a tétel pontos nevét, annak Részletes leírás az összes elérhető védjegy, monogram, aláírás és felirat listájával. Adatok kerülnek rögzítésre a szerzőről, a keletkezés és létezés helyéről és idejéről, a tárgy történetéről, a kapcsolódó publikációkról, az anyagról és a gyártási technikáról, a méretről és tömegről (nemesfémből és kőből készült tárgyaknál), a megőrzési fokról. A megfelelő oszlopok feltüntetik a regisztrációs megjelöléseket, a régi regisztrációs megjelöléseket (ha vannak), a fényképes negatívok számát (ha a tételt fényképezték), az átvétel forrására és módjára vonatkozó információkat, az árat stb.
A leltározás során a muzeális tárgyak rendszerezése a főalap szerkezetének (szerkezetének) megfelelően történik. Ezért minden állományrészleg általában több tudományos leltárral rendelkezik, a muzeális tárgycsoportokba való besorolásnak megfelelően. Például a vizuális források felosztásában a festészeti, grafikai és szobrászati alkotások különböző könyvekbe kerülnek. Mindegyiknek megvan a saját jelölése, amely lehetővé teszi annak megállapítását, hogy a könyv és a benne leltározott tétel egy meghatározott készletfelosztáshoz, azon belül kialakult csoporthoz tartozik-e. A vizuális források alosztályába való tartozást az I, a szoborcsoporthoz pedig a C betű jelzi.
A tudományos leltárban rögzített minden tétel saját számot kap, amelyet felragasztanak rá és a nyugtakönyvbe. Így egy muzeális tárgy végső soron két számot kap: a nyugtakönyv és a tudományos leltár szerint. A teljes számviteli megnevezése például így nézhet ki:
GIM-KP 1245
I-S 137
A könyvelési jelölés letételénél fontos, hogy ne okozzunk kárt kinézet tárgyat, és egyúttal úgy alkalmazza, hogy az őrző és a kutató számára megtekintésre hozzáférhető legyen, ne morzsoljon össze, ne kopjon le. Például fémtárgyakra zománcfestékkel, kerámia tárgyakra pedig olajjal vagy tintával bélyegzik. Ha a regisztrációs megjelölés nem alkalmazható magára a cikkre, akkor a cikkekre felvarrt, szögezett vagy felakasztható címkéket és címkéket használnak, amelyeket rögzítőre vagy egyedi csomagolásra helyeznek.
A készletet alkotó tárgyak (készletek, készletek) külön számon kerülnek be a tudományos leltárba, a készlethez való tartozásukat a leírásban rögzítjük. Ugyanazon szerző atlaszai, rajzalbumai és fényképei egy szám alatt kerülnek tudományos leltárba, minden lap töredékszámot kap.
A nemesfémből, drágakőből készült tárgyakat csak az anyag valódiságát és a súlypontosságot igazoló ékszervizsga-bizonyítvány esetén kell leltárba venni. Speciális leltárkönyvekben további nyilvántartást vezetnek róluk, ezért más tételekkel ellentétben nem két, hanem három számviteli számmal rendelkeznek.
Az írott forrásokat az irányító levéltári szervek által kidolgozott szabályok szerint vesszük figyelembe. A levéltári alapok, levéltári gyűjtemények és tárolóegységek könyvelése történik. Levéltári alapok leltározása jogi értelemben egyenértékűek a tudományos leltárkönyvekkel. Tartalmazzák az ebben az alapban szereplő tárolóegységek listáját. A lista tartalmaz egy címet és Rövid leírás az egyes tárolóegységek tartalmát.
A tudományos leltárba való felvétel egy előzetesen összeállított tudományos leírás kártyák , amelynek oszlopainak meg kell felelniük a leltári rovatoknak (lásd 9. számú melléklet). A múzeumi tárgy azonosításának folyamata során töltődik ki, és rögzíti az összes főbb jellemzőjének tanulmányozásának eredményét. A tudományos leltárba való felvétel előtt a leírás szövegét először a gyűjteményi osztály vezetőjének, a tudományos igazgatóhelyettesnek vagy a főgondnoknak kell jóváhagynia.
A tudományos leírás során a kártya tartalma kiegészíthető, pontosítható, sőt módosítható. Ebben az esetben a tudományos leltárban végrehajtott összes változtatást ugyanazon szabályok szerint formalizálják, mint a nyugtakönyvekben.
A múzeumi tárgyak tudományos leírásának kártyái alapján a leltárkártyaindex, a leltárleíró könyvek információs funkcióinak ellátása és az alapok tudományos katalogizálásának alapjául szolgáló. A tárgyak gyors megtalálása érdekében komponálunk topográfiai cédula,és topográfiai leltár , ahol az egyes számviteli egységek tárolási helyét rögzítik. Az egyes pénztári részlegekben a tudományos és a segédalap tételeihez is készítenek kartotékokat.
A múzeumi alapok állandó mozgásban vannak, mert a tárgyak átadhatók más múzeumoknak, intézményeknek akár állandó használatra cserébe vagy ingyenesen, akár ideiglenes használatra, például kiállítások, kiállítások készítésére. A tárgyak még aktívabban mozognak a múzeumon belül. Ideiglenes használatra más részlegekre kerülnek kiállítási munkára, kutatásra, restaurálásra, fénymásolásra. Mindezek a kérdések, valamint a tárgyak lopásának, elvesztésének, megsemmisülésének tényei az utasításoknak megfelelően formalizálva vannak. Problémák bekapcsolva hosszútávú a múzeumon belül (más pénztári részlegekre, kiállításra) a múzeumon belüli átadási okirattal készülnek, és a főgondnok hagyja jóvá (lásd 10. sz. melléklet). A gyűjteményi osztályokról a múzeum más osztályaira, például a sötétkamrába átvitt tárgyak rövid időszak, az átvevő személy nyugtával külön könyvbe iktatható.
Folyamatosan változik a múzeumi gyűjtemények tárgyainak száma: egyes tárgyak kikerülnek a múzeumi gyűjteményből, mások hozzáadódnak. Ezért a múzeum évente összeállítja éves jelentések a múzeumi alapok mozgásáról, amely tükrözi a bevételekről, a tételek összlétszámáról, a múzeumon belüli és a múzeumon kívüli időszaki kiadásokról stb. Annak érdekében, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a számviteli bizonylatok meghatározott számai mögött valódi tételek vannak, és azok biztonsága nem sérült, az alapok újradiszkontálása.
Az újranyilvántartást egy legalább három főből álló külön bizottság végzi a gyűjtemény őrzőjének kötelező részvételével. Minden egyes készletrészleghez rendelt tételt az anyagilag felelős tárolásra történő átvételi okirattal, a tudományos leltárkönyvbe és a nyugtakönyvbe történő bejegyzéssel igazolnak; Ellenőrzik az egyes tételek hiányát igazoló dokumentumok meglétét is. A munka eredménye alapján a bizottság elkészíti és aláírja a muzeális tárgyak elérhetőségének a számviteli bizonylatokkal való egyeztetéséről szóló okiratot, amelyet a múzeum igazgatója hagy jóvá.
A legfontosabb számviteli dokumentumok, jogi hatályú, speciális könyvekben és leltárban vannak nyilvántartva. Nem adják ki illetéktelen személyeknek, és nem viszik ki a múzeumon kívülre. Minden aktust, leltárkönyvet, ideiglenes és állandó bizonylat könyvet, értékes anyagból készült termék könyvet, leltárt a felelősök tűzálló szekrényekben, zárt, munkaszüneti időben lepecsételt helyiségben tárolnak.
A „számviteli dokumentáció” kifejezés mellett létezik egy tágabb fogalom is – „készletnyilvántartás” ». A számviteli nyilvántartások mellett tartalmazza a pénzeszközök fizikai védelmének folyamatában, valamint azok osztályozása és rendszerezése során keletkezett bizonylatokat - osztályozási sémákat, katalógusokat és indexeket. Így a készletnyilvántartási rendszer mind magukról az alapokról, mind azokról a jelenségekről, folyamatokról tartalmaz és továbbít információkat, amelyek a muzeális tárgyakat dokumentálják. Ezért ez egy információs rendszer. Magán az állománydokumentáción túl tartalmazzák az egyes tárgyakról és csoportjaikról szóló, monográfia és cikk formájában megjelent tanulmányokat, valamint a szaktudományok tárgykörébe tartozó, muzeális tárgyak alapján készült tanulmányokat.
Az állományinformációs rendszert a kiállítási tárgyak kiválasztásánál és a címke összeállításánál használják, kirándulások, előadások előkészítésekor segíti a tárgyak értelmezését, a muzeális tárgyak tanulmányozása során pedig összehasonlító elemzést tesz lehetővé. Ezen túlmenően olyan adatokat szolgáltat, amelyek lehetővé teszik maguknak az alapok állapotának, utánpótlásuk megvalósíthatóságának és irányának megismerését. Nemcsak a múzeum dolgozóinak, hanem más intézmények kutatóinak, különböző szakterületek képviselőinek is szükségük van állományinformációs rendszerre.
Készlet létrehozása tájékoztatási rendszer– a munka összetett és folyamatos. Az elmúlt évtizedben megkezdődött a számítógépes technológiák segítségével aktív módosítása, amely lehetővé teszi a múzeumi dokumentáció elkészítésének gyökeres megváltoztatását. Az elektronikus adathordozók jelenléte nem mentesíti a múzeumi szakembereket a számviteli bizonylatok papír alapon történő elkészítése alól, hiszen csak ezek rendelkeznek jogi erővel. Az alaprészlegek tevékenységének automatizálása azonban jelentősen csökkenti a munkaerőköltségeket, csökkenti a hibák valószínűségét, és lehetővé teszi az elkészített dokumentumok gyors módosítását.
A számítógépesítés különösen széles lehetőségeket nyit meg a múzeumi gyűjtemények katalogizálása terén. Segítségével olyan kartotékokat tartanak fenn, amelyek tetszőlegesen részletes adatokat tartalmaznak az objektumokról és a szükséges referenciaberendezésekről - indexekről, hivatkozásokról, rubrikákról. Lehetővé teszi az információk keresését különböző szempontok alapján - szerző, belépési szám, létrehozás dátuma, a leírásban szereplő bármely kifejezés vagy szó, és a kérésre kapott információ szöveges és grafikus formában is lehet.
Kötelesek-e a múzeumok mérlegükben feltüntetni az Orosz Föderáció Múzeumi Alapjában szereplő tárgyak és gyűjtemények értékét? Ha igen, milyen mérlegen kívüli számlát kell ehhez használni?
Az Art. 3 Szövetségi törvény 54-FZ. sz., az Orosz Föderáció Múzeumi Alapja az állami nyilvántartásba vétel alá eső, az Orosz Föderáció területén állandóan elhelyezkedő muzeális tárgyak és múzeumi gyűjtemények összessége, amelyek polgári forgalomba hozatala a törvény által meghatározott korlátozások.
Az Orosz Föderáció Múzeumi Alapjába tartozó múzeumi tárgyak és múzeumi gyűjtemények szerves részét képezik kulturális örökség az Orosz Föderáció népei.
Az Orosz Föderáció Múzeumi Alapjáról szóló, az Orosz Föderáció kormányának 1998. február 12-i 179. számú rendeletével jóváhagyott szabályzat (a továbbiakban: 179. rendelet) 2-4. pontja szerint az állami rész Az alap olyan muzeális tárgyakat és múzeumi gyűjteményeket tartalmaz, amelyek:
Az állami múzeumok által beszerzett muzeális tárgyakat és gyűjteményeket, függetlenül a beszerzés forrásától és formájától, az alap állami részébe való felvételhez a beszerzéstől számított két hónapon belül be kell jelenteni (179. rendelet 8. pont).
A muzeális tárgyak, gyűjtemények pénztárba való felvételét, valamint összetételéből való kizárását a Kulturális Minisztérium az általa megállapított módon, megfelelő vizsgálatot követően végzi. A múzeumi tárgyak és gyűjtemények az Orosz Föderáció Múzeumi Alapjába az állami katalógusba való bejegyzésük napjától számítanak.
A 179. számú rendelet 13. pontja értelmében azok a múzeumok, amelyek operatív kezelésében vagy felhasználásában muzeális tárgyak és gyűjtemények tartoznak, kötelesek könyvelésüket olyan speciális számviteli bizonylatok felhasználásával biztosítani, amelyek lehetővé teszik ezen tárgyak és gyűjtemények azonosítását, valamint a helyükre, megőrzésükre vonatkozó információkat. , felhasználási forma stb.
A fő számviteli bizonylatok a fő leltárkönyv (nyugtakönyv) és egyéb leltárkönyvek, a muzeális tárgyak és múzeumi gyűjtemények ideiglenes (állandó) tárolásra történő átvételéről szóló okiratok, a muzeális tárgyak és múzeumi gyűjtemények ideiglenes használatba adásáról szóló okiratok, írásbeli okiratok. -a muzeális tárgyakból és múzeumi gyűjteményekből (alapból való kizárásuk esetén).
Muzeális tárgyak, gyűjtemények tükrözése annak az intézménynek a mérlegében, amelynek működési irányításában vagy felhasználásában nem megengedett.
A szervezeti és gazdálkodási szabályokat szabályozó fő dokumentum könyvelésállami (önkormányzati) intézményekben - ez a 157n számú utasítás.
A változtatások előtt a múzeumi gyűjtemény tárgyairól csak a megadott utasítás 51. pontja volt említve. Ez a záradék különösen azt állapítja meg, hogy egy ingatlannak az Orosz Föderáció Múzeumi Alapjának állami részébe való felvétele az egyik alapja az állóeszközök tárgyának a mérlegből történő elidegenítésének.
Ennek alapján a beszerzett muzeális tárgy (gyűjtemény) az állami részbe kerülésig befektetett eszközök tárgyaként kerül elismerésre. Az Orosz Föderáció Múzeumi Alapjába való felvételkor ezt a tárgyat leírják a mérlegből. A 157n számú utasítás ugyanakkor korábban nem tartalmazott olyan rendelkezést, amely szerint a muzeális tárgyak mérlegből történő leírásával egyidejűleg azok mérlegben történő tükrözés alá esnének.
Egyes szakértők és szerzők javasolták az Orosz Föderáció Múzeumi Alapjában szereplő tárgyak mérlegen kívüli könyvelésének megszervezését biztonságuk ellenőrzése érdekében, de ehhez az intézményeknek egy további mérlegen kívüli számlát kellett bevezetniük, amely nem szerepel a 4. sz. 157n.
A 157n. számú utasítás 332. bekezdésének módosítása után közvetlenül létrejött az intézmények azon kötelezettsége, hogy figyelembe vegyék az Orosz Föderáció Múzeumi Alapjának mérlegen kívüli állami részében szereplő muzeális tárgyakat és gyűjteményeket.
A 157n. számú utasítás 333. szakaszának frissített változata szerint azon tárgyak elszámolása, amelyek az Orosz Föderáció jogszabályai szerint nem esnek át az intézmény mérlegében (különösen a muzeális tárgyak és gyűjtemények) szerepel az Orosz Föderáció Múzeumi Alapjának állami részében), a mérlegen kívüli számla „Használatba vett ingatlan”.
Emlékezzünk vissza, hogy a mérlegelt újításokat már a számviteli mutatók kialakításánál alkalmazni kellett volna pénzügyi kimutatások 2016-ra. Más szóval, ma az Orosz Föderáció Múzeumi Alapjában szereplő muzeális tárgyak és gyűjtemények értékét, amelyeket korábban a múzeumok egy további mérlegen kívüli számlán vagy egyszerűen csak leltárkönyvben vettek fel, egyenlegen kívüli számlára kell átvezetni.
Az Állami Múzeum (költségvetési intézmény) céltámogatásból vásárolt egy festményt egy antik szalontól. A múzeum szakértői készletvásárlási bizottsága 33 000 rubelre becsülte a tétel költségét. A megvásárolt tárgyat a múzeumi nyilvántartásba vételt követően tárlatként állítják ki. Két hónapon belül a múzeumi tárgy bekerült az Orosz Föderáció Múzeumi Alapjába.
Az Orosz Föderáció Múzeumi Alapjának állami részébe tartozó múzeumi gyűjtemények és tárgyak a költségvetési (autonóm) intézmények különösen értékes ingó vagyontárgyaira vonatkoznak (az Orosz Föderáció kormányának 2010. július 26-i 4. bekezdésének c) pontja. 538 „Az önálló, ill költségvetési intézmény a különösen értékesek kategóriájába ingó vagyontárgyakat"). Ennek alapján az Orosz Föderáció múzeumi alapjának feltöltésére vásárolt, de abban a szerző véleménye szerint még nem szereplő tárgyakat az állóeszközök - különösen az értékes ingóságok - részeként kell figyelembe venni.
A számviteli nyilvántartások a következő számlák megfeleltetését tükrözik:
Terhelés |
Hitel |
Összeg, dörzsölje. |
|
A festmény tárgyi eszközként történő átvétele megjelenik (amíg be nem kerül az Orosz Föderáció múzeumi gyűjteményébe) |
5 106 21 310 |
5 302 31 730 |
|
A festmény vásárlására vonatkozó szerződést kifizették |
5 302 31 830 |
5 201 11 610 18 (244 KVR/310 KOSGU) |
|
Céltámogatás terhére megvalósuló beruházások elfogadásra kerültek" a "4" tevékenységi kód szerint |
4 106 21 310 |
4 304 06 730 |
|
5 304 06 830 |
5 106 21 310 |
||
A muzeális tárgyat az állami katalógusba történő bejegyzés előtt egyéb tárgyi eszközök közé fogadják el |
4 101 28 310 |
4 106 21 310 |
|
Az előző példa feltételeit felhasználva feltételezzük, hogy a megvásárolt múzeumi tárgy a vásárlás időpontjában már szerepelt az Orosz Föderáció Múzeumi Alapjában. Erről volt egy megfelelő bejegyzés az állami katalógusban.
Ebben az esetben a beszerzett tárgy nem szerepelhet a múzeum mérlegében. Ezt figyelembe véve a beszerzés költségeit nem tárgyi eszközök beszerzésének (KOSGU 310. cikk), hanem egyéb szolgáltatások ellenértékének (KOSGU 226. cikke) kell minősíteni.
Ebben a helyzetben a műveletek a következőképpen jelennek meg:
Az Orosz Föderáció Múzeumi Alapjába tartozó múzeumi tárgyak és gyűjtemények nem jelennek meg annak a múzeumnak a mérlegében, amelynek működési irányításában vagy használatában találhatók. A számvitelben az ilyen tárgyak csak a mérlegben jelenhetnek meg. Figyelembe véve a 209n számú végzéssel végrehajtott változtatásokat, a múzeumoknak ezentúl nem kell további mérlegen kívüli számlát vezetniük ezen tárgyak elszámolásához.
A 157n számú utasítás 333. szakaszának frissített változata szerint az Orosz Föderáció Múzeumi Alap állami részébe tartozó múzeumi tárgyakat és gyűjteményeket mérlegen kívüli számlán kell megjeleníteni.
Hogyan biztosítható a múzeumi gyűjtemények jogi védelme. A múzeumi tárgyak könyvelése a múzeumi tevékenység legfontosabb területe, mivel minden múzeum pénzeszközei fizikai és jogi biztonságot igényelnek.
A múzeumi gyűjtemények elszámolása jogi védelmet nyújt a muzeális tárgyaknak, és fontos szerepet játszik azok tanulmányozásában és felhasználásában.
A múzeumi számviteli dokumentáció a közkincsben lévő múzeumi gyűjtemények azonosítását és nyilvántartását látja el.
Jogi védelmet nyújt a muzeális tárgyaknak, és fontos szerepet játszik azok tanulmányozásában és felhasználásában.
↯ Figyelem!Új minták letölthetők: ,
A lényeg az anyagban
A múzeum számviteli dokumentációja szigorú beszámolási dokumentáció, amelyet papír alapon kell vezetni - nyomtatva (átvételi és kiadási okiratok) és kézzel írva (átvételi könyvek, leltárkönyvek) és eredetiben kell benyújtani.
A számviteli dokumentáció elektronikus adathordozón sokszorosítható, de ebben a formában nem rendelkezik jogi státusszal.
A múzeumi gyűjtemények fő számviteli bizonylatai az átvételi okiratok, a kibocsátási okiratok, a nyugtakönyvek és a leltárkönyvek. A múzeum számviteli dokumentációjával és végrehajtásának szabályaival kapcsolatos minden információt a Szovjetunió állami múzeumaiban található muzeális értékek könyvelésére és tárolására vonatkozó utasítások tartalmaznak (III. fejezet A múzeumi alapok állami elszámolása) 1985.
✪ Hogyan automatizálható egy múzeum könyvelése, olvassa el a Kultúra rendszerben.
Változások és kiegészítések a ezeket az utasításokat azóta nem vezették be. 2008-ban egy projekt egy új, több teljes utasításokat a Múzeumi Alap muzeális tárgyai és muzeális gyűjteményei beszerzésének, elszámolásának, tárolásának, restaurálásának és felhasználásának megszervezéséről Orosz Föderáció azonban projekt maradt. Az általános utasítások alapján a múzeum belső utasításokat dolgozhat ki.
A múzeumi tárgyak nyilvántartásáért és a számviteli dokumentáció összeállításáért a számviteli osztály (vagy ágazat) a felelős. A könyvelés helyességét a számviteli osztály vezetője és a múzeum főgondnoka ellenőrzi.
Az elfogadás és a kiadás aktusai az elsődlegesek jogi dokumentumokat számvitel (A Szovjetunió állami múzeumaiban található múzeumi értékek könyvelésére és tárolására vonatkozó utasítások „A múzeum által átvett tárgyak átvételének és kiadásának eljárása”). A múzeumi tárgyak minden mozgását a múzeumba érkezéstől kezdve szükségszerűen dokumentálják ezek az aktusok.
A dokumentumokban nem dokumentált muzeális tárgyak átadása tilos.
Törvényeket készítenek mind a múzeumon belüli mozgásról (például egy tárgy restaurátori műhelybe való átadásáról, ha a múzeum rendelkezik ilyenekkel, vagy egyik kurátortól a másikhoz, kiállítási kurátortól kurátornak való átadása esetén), mind pedig egy tárgy áthelyezése más múzeumok kiállításaira, restauráló műhelyekbe, vizsgálatra stb.
Például, mielőtt a Világítóeszköz-alap tárgyait kiadták volna kiállításra egy másik múzeumban, azokat restaurálni kellett.
A Világítástechnika Alapítvány letéteményesétől a művész-restaurátorhoz belső tárgyátadási okirat készült, majd a tárgyak a múzeumunkban található restaurátorműhelybe kerültek.
Nyugtakönyvek és leltárkönyvek - a múzeumi alapok elszámolása (a Szovjetunió állami múzeumaiban található múzeumi értékek elszámolására és tárolására vonatkozó utasítások „Az új beszerzések nyilvántartása” és a „Muzeális tárgyak tudományos nyilvántartása” szakaszai).
A nyugtakönyv célja, hogy a múzeumba bekerült tárgyat meghatározott sorszámon nyilvántartásba vegye, ennek a tárgynak rövid leírása, amely alapján elveszés, ellopás esetén megtalálható és azonosítható.
A múzeumba állandó tárolásra átvett minden tárgy, aktiválás és az állománybeszerzési bizottság ülésén történt megfontolás után egy hónapon belül bekerül a fő- vagy segédalap nyugtakönyvébe. A bizonylatkönyvbe való bejegyzés az első lépés a múzeumi tárgy rögzítésében.
A nyugtakönyv célja, hogy a múzeumba bekerült tárgyat meghatározott sorszámon nyilvántartásba vegye, ennek a tárgynak rövid leírása, amely alapján elveszés, ellopás esetén megtalálható és azonosítható. A nyugtakönyv számát azonnal magára a tárgyra bélyegzik, és a tárgy múzeumi átvételi okiratában feltüntetik.
✫ Hol kell a múzeumi tárgyakat biztosítani, és mit kell tenni biztosítási esemény esetén, tájékozódjon a Kultúra Rendszerben
A leltárkönyveket a leltározás során töltik ki - ez a fő tanulmányi forma, a múzeumi tárgyak leírása és tudományos azonosítása.
Minden, a múzeum által állandó használatra átvett muzeális tárgy leltározás tárgyát képezi.
A muzeális tárgyakat a főalapon belül alapokra osztják, és egy adott alap leltárkönyvében rögzítik. Az alap minden könyvének saját kódja van (például az „Írásos Források” alap leltárkönyve „PI”, a „Festészet” alap leltárkönyve „F” kódú stb.).
A leltári könyvbe való bejegyzés előtt a múzeum munkatársa megvizsgálja a tárgyat, leírja, majd a tárgyat beírja a leltári könyvbe, és leltári számot rendel hozzá. Ezt a számot ezután egy külön oszlopba kell beírni a nyugtakönyvbe, és magán a tételen kell feltüntetni.
Például múzeumunk miniatűr gyűjteményt vásárolt. Bekerült a Vételek Könyvébe, jelenleg a Grafikai és Festészeti gyűjtemény gondozója tanulmányozza, részletesen ismerteti a tárgyakat, tanulmányozza a tudományos irodalmat, tárja fel a tárgyak történetét.
Hogyan lehet megbizonyosodni arról, hogy a múzeum megbízható biztonságban van, az eljárás a „Művelődési intézményvezetői kézikönyv” című folyóiratban
Az átvételi és kiadási okiratok számítógépen, meghatározott sablon alapján készülnek. Megjelölik az okirat elkészítésének helyét, időpontját, kitől vagy kinek, kinek a megbízásából, milyen célból és milyen időtartamra vették át vagy adták át a tételt.
Az okiratokon feltüntetik az átvételre vagy kiadásra kerülő tételeket, rövid leírást adnak a cikk méretéről, anyagáról, technikájáról, biztonságáról, rögzítéséről (keretbe vagy üveg alá), a tétel korábbi sorszámáról (ha jött más múzeumból) az átvételi okiratban fel van tüntetve, a kód és a nyugtakönyv szerinti szám, valamint a tudományos leltár száma a kiállításkor.
Állandó használatra történő átvételkor az ára is feltüntetésre kerül, ha az értékbecsléssel rendelkezik (megrendelésre vagy térítés ellenében vásárolták).
Az aktusokat a múzeum igazgatója, távollétében az őt helyettesítő személy hagyja jóvá. Az okiratokat az igazgató aláírása és jóváhagyása után a múzeum pecsétjével lepecsételjük.
Az aktusok több (legalább három) példányban készülnek. Az első példány a főgondnoknál vagy a számviteli osztálynál marad; a második - átadják annak az osztálynak, ahová a tételt tárolásra szállították, vagy ahonnan kiadták (ha a tárolást osztályonként végzik); a harmadik - átvételi elismervény ellenében annak a személynek adják át, aki a terméket átadta vagy átvette.
✔ Leltárkönyvek és nyugtakönyvek leltározása, töltse le a sablont a Kultúra rendszerben.
A külön sorszámozott állandó és ideiglenes tárolási okiratokat két különböző átvételi aktába vagy két különböző kibocsátási aktába kell iktatni időrendi sorrendben. Az év végén az aktusokat oldalanként sorszámozzák, felfűzik, pecséttel lezárják és a múzeumban tárolják. Minden cselekményt külön nyilvántartásba kell venni.
A múzeum nyugtakönyveit és leltárkönyveit kitöltés előtt meg kell számozni, felfűzni és le kell zárni egy felsőbb intézmény pecsétjével, valamint ezen intézmény képviselőjének aláírásával.
A múzeum okiratait, nyugtakönyveit, leltárkönyveit olvashatóan, jól láthatóan, foltok, törlés, javítás nélkül kell kitölteni.
Ezekben a dokumentumokban a bejegyzések javítása csak szélsőséges esetekben megengedett. Ha változtatásokra van szükség, azt piros tollal kell megtenni. A régi (csak egy sorral áthúzott) és az új bejegyzéseknek jól olvashatónak kell lenniük. Ugyanazon az oldalon egy megfelelő bejegyzés található a javításokról.
Igazolja az igazgató és a főgondnok (pénztárvezető), vezető. a számviteli osztály, a pénzügyileg felelős személy, és a múzeum pecsétjével lepecsételi.
A nyugtakönyv és a leltárkönyv oszlopai az alábbiak szerint vannak kitöltve:
A hibás vagy hiányos könyvelésért való felelősséget belső múzeumi dokumentáció szabályozza, amelyet minden múzeum egyedileg, sajátosságainak figyelembevételével dolgoz ki: Számviteli ágazati szabályzat, ill. munkaköri leírások ennek az osztálynak a dolgozói.
A számviteli dokumentáció vezetéséért főszabály szerint a számviteli szektor (részleg) vezetője hárul, a többi munkavállaló felelősségének mértékét pedig munkaköri leírások, belső munkaügyi szabályzatok és munkaszerződés állapítja meg.
Az anyagot az Aktion Culture szakértői ellenőrizték
1. Az alapok szerkezete. A múzeumban tárolt összes tárgy tömbjén belül – muzeális jelentőségüktől függően – a tudományos-kisegítő státusznak megfelelő fő-, tudományos-kiegészítő és egyéb alapokat különítik el.
A szakértői múzeumbeszerzési bizottságok (EFPC) határozatával egyik vagy másik alaphoz rendelt muzeális tárgyakat (elszámolási I. szakasz) a fő-, tudományos-kiegészítő vagy egyéb alapok nyugtakönyvében tartják nyilván. Minden egyes tétel személyes, nem ismétlődő számot kap a főpénztári nyugtakönyv (KP szám) vagy a tudományos és segédpénztár bizonylatkönyve (NV szám) szerint.
Ha több elemet egy komplexummá egyesítenek egyik vagy másik attribútum vagy jelentés szerint, akkor a teljes tételegyüttes egyetlen CP-számot kap, és ebben a komplexben minden elem törtszámot kap. Ebben az esetben a teljes tételegyüttesről egyetlen csoportos bejegyzés készül a bizonylatkönyvbe, és a bizonylatkönyv mellett gyűjtőleltár készül ez a szám KP. A gyűjteményi leltárak a nyugtakönyv szerves részét képezik.
A múzeumi gyakorlatban vannak olyan helyzetek, amikor egy nagy gyűjteményt csak részenként, hosszú időn keresztül, például több éven keresztül lehet teljesen feldolgozni. Ebben az esetben az átvett gyűjteményről bejegyzés történik a nyugtakönyvbe, de a végleges szám nem kerül be a „tételszám” oszlopba. A gyűjtemény leltár „nyitva” marad, és a gyűjtemény feldolgozása során frissül. A teljes gyűjtemény feldolgozásának befejezésekor a leltárt lezárják, a gyűjteményben lévő tételek végleges darabszámát rögzítik, és ezt a számot bevezetik a nyugtakönyvbe.
A fő alap, más alapoktól eltérően, töredékes szerkezetű. A főalap tételei tárgyi és tárgyi elv szerint gyűjteményekre oszlanak, azaz. a múzeumi tárgyak anyagától és szemantikai rendeltetésétől függően, például „festmény”, „szobor”, „üveg”, „fém”, „numizmatika”, „ritkakönyv”, „ásványok” stb. Raktárhelyiségek rendezése során az azonos gyűjteményből származó tárgyakat lehetőség szerint egy helyiségben, egy felelős őrzővel tárolják. Hibának tartják a tudományos témájú tárgyakat egy gyűjteményben egyesíteni, mert ugyanakkor a tárolóban olyan tárgyak vannak a közelben, amelyek tárolási feltételei eltérőek, például fa és szőrme, szövet és fém stb. Az egyes gyűjtemények tételeit külön leltárkönyvben (leltár) tartják nyilván (a könyvelés II. szakasza). Minden gyűjteménynek és leltárkönyvének alfabetikus kóddal kell rendelkeznie (digitális kódok használata kizárt).
A gyűjtemények neveit és kódjait a múzeumi EFZK ülésén dolgozzák ki és hagyják jóvá a leltárkönyvek kitöltésének megkezdése előtt. A gyűjteménykódoknak egyszerűnek, tömörnek és informatívnak kell lenniük, például "ZhV" - festmény, "SK" - szobor, "ST" - üveg, "MT" - fém, "NUM" - numizmatika, "RK" - ritka könyv, "MN" "-ásványok stb. Javasoljuk, hogy csak nagybetűket használjon, kerülje a „З”, „О”, „Х”, „Ч” betűket, amelyek számírásra emlékeztetnek. Racionális 2-3 betűből álló gyűjtőrejtjeleket összeállítani, mert ez több lehetőséget tesz lehetővé.
A leltári rögzítés tételenként történik, a felvétel során minden muzeális tárgy külön leltári számot kap. Javasoljuk, hogy kerülje a törtszámok használatát.
Tételek átvitele egyik gyűjteményből a másikba, pl. az egyik leltárból való kiírás és egy másik leltárba való felvétel a múzeum EFZK határozatával történik. Ebben az esetben a tétel megtartja a főalap tételének státuszát és a főalap bevételi könyvében szereplő számot, így az ilyen átutaláshoz nincs szükség felsőbb hatóság engedélyére. A tárgyak tudományos és segédalapból a főalapba történő átadása szintén a múzeumi EFZK határozatával történik, mivel ez növeli a muzeális tárgy státuszát.
A nemesfémeket és köveket tartalmazó tételeket (III. fokozat) speciális leltári könyvekben (különleges leltárak) tartják nyilván, harmadik nyilvántartási számmal. A numizmatikai tételeket külön speciálisan veszik figyelembe. készletek. Az egyes speciális leltárkönyvekben például „a teljes egészében aranyból, platinacsoportba tartozó fémekből és drágakövekből álló tárgyakat (kivéve a numizmatikát), a 2. szakasz különböző gyűjteményéből (leltárából) származó tárgyakat gyűjtik össze és könyvelik el, például dísztárgyakat. iparművészet (API), fémtárgyak (MT) és mások.
2. Első számviteli forma: alapdokumentáció. A múzeumi gyűjtemények állami elszámolása két szakaszból áll, amelyek tükrözik a muzeális tárgyak tanulmányozásának mértékét: a múzeumhoz átvett tárgyak kezdeti nyilvántartását és a leltárt, vagyis a muzeális tárgyak tudományos nyilvántartását.
A tárgyak múzeumhoz tartozásának és a múzeum e tárgyakhoz fűződő jogainak jogi bejegyzése a tárgyak végleges tárolásra történő átvételével kezdődik. Jelen dokumentum legalább három példányban készül, amelyet a fő letétkezelő (pénztárvezető), az árut a készletvásárlási bizottság döntéséig őrző személy írja alá; és az anyagtárolásra átvevő személy. Az aktust a múzeum igazgatója hagyja jóvá és a múzeum pecsétjével lepecsételi. A nemesfémből és drágakőből készült tárgyak, rendek és érmek, valamint fegyverek átvételét külön szabályozó dokumentumok határozzák meg.
A megfelelő gyűjteményi osztályba kerülés előtt a tárgyak első regisztráción esnek át, ami végül megerősíti, hogy ehhez a múzeumhoz tartoznak. Bevezetésre kerülnek a muzeális tárgyak bizonylati könyvébe (lekötött alap), vagy a tudományos és segédanyagok elszámolási könyvébe az utasításban meghatározott formában (lásd 3., 4., 5. számú melléklet). A természettudományi múzeumokban a nyersanyagokat a nyersanyag-könyvben rögzítik.
A múzeumba ideiglenes tárolásra átvett tárgyakat az ideiglenes használatról szóló bizonylatok könyvébe kell bejegyezni. A visszaküldésük az igazgató utasítására készült, a főgondnok, a tárgyat tároló raktári osztály vezetője által aláírt okirat szerint történik; és aki ideiglenesen átvette anyagilag felelős tárolásra.
Az átvételi könyvek, mint állambiztonsági okmányok célja egy tétel meghatározott szám alatti nyilvántartása és rövid leírása a tétel pótlásának kizárásával, elvesztése, eltulajdonítása esetén a felkutatásának elősegítése. Az ehhez a tételhez rendelt nyugtakönyv (KP) sorszáma egyidejűleg a múzeumi átvételi okiraton, valamint magán a tételen a múzeumi kóddal együtt kerül rögzítésre, például: Állami Történeti Múzeum, KP - 112408. Nagyszámú homogén tétel egyidejű beérkezésekor (numizmatikai gyűjtemény, fényképészeti anyagok, stb.) csoportos bejegyzésük a nyugtakönyvbe gyűjtemény- vagy terepleltár esetén megengedett. Ebben az esetben a beérkezett tételek számát a nyugtakönyv megfelelő sorszámai tükrözik (például KP - 1760–1870), vagy töredékes sorozatszámokkal rögzítik (például KP - 1760/1 - PO). Az egyedi anyagokat azonban mindig egyenként rögzítik. Tilos a nemesanyagból és drágakőből készült tárgyak csoportos rögzítése is.
A számviteli egység és a tárolóegység fogalma tehát egy egyedi muzeális tárgyat és tárgycsoportot (gyűjteményt, készletet) egyaránt jelölhet, ha azokat a számviteli bizonylatokon azonos számon tartják nyilván.
A muzeális tárgyak átvételi könyvébe történő nyilvántartásba vétel az átvételi okiratokban és a terepi dokumentációban rögzített összes információ figyelembevételével történik. Az árucikk leírása az eredeti regisztrációkor kapott hozzárendelési eredmények alapján készül. Az egyedi tárgyakat le kell fényképezni. A nyugtakönyv rögzíti a tétel idejére, forrására, átvételének módjára, biztonságosságára, költségére (vásárláskor), a kísérő dokumentumokra vonatkozó adatokat is. Az aktus száma és a felvétel dátuma be van írva.
A nyugtakönyvet, mint biztosítéki megbízási bizonylatot a kitöltés előtt ennek megfelelően állítják össze: az íveket számozzák, befűzik, a könyvet aláírják és felsőbb hatóság pecsétjével lepecsételik. Minden bejegyzés egyértelműen, olvashatóan, törlés nélkül készül, javításuk csak extrém esetekben megengedett, a régi és új bejegyzéseknek jól olvashatónak kell lenniük. A kisebb javításokat az igazgató és a főgondnok, a számviteli osztály vezetője, valamint a tétel őrzője által aláírt külön bejegyzés igazolja a jegyzetekben. Az aláírásokat a múzeum pecsétjével lepecsételjük. A bizonylati könyvben minden lényeges javításra (hozzárendelés, biztonság, méret, anyag stb.) csak az igazgató vagy tudományos munkavégzésre jogosult helyettese, a főgondnok, az állományi osztály vezetője által aláírt külön okiratok alapján kerül sor. , és az elsődleges könyvelésért felelős személy hitelesíti .
Az elsődleges számvitel jogi dokumentumait gondosan megőrzik; Az ezekhez való hozzáférés korlátozott számú emberre korlátozódik. Mindeközben a bennük található információkra nemcsak a múzeum dolgozóinak, hanem más intézmények kutatóinak is szükségük van. Ezért már az elsődleges könyvelés szakaszában létrejön a kártyafájlok rendszere - kártya, az utóbbi években pedig elektronikus. Különösen szükséges egy olyan számviteli fájl, amely a nyugtakönyv információs funkcióját látja el. Az ezt alkotó kártyák tartalmukban megegyeznek a nyugtakönyv bejegyzéseivel, és a számok sorrendjében vannak elrendezve. Az ideiglenes bizonylatokról is készül egy kartoték, amelyet nyugtaforrások szerint rendszereznek.
A tételek a nyugtakönyvekbe történő bejegyzést követően az anyagi felelősséggel terhelt tárolásra vonatkozó törvények szerint a letétkezelők készletosztályaiba kerülnek (lásd 6. számú melléklet).
3. A muzeális tárgyak nyilvántartásának szakaszai. A múzeumi alapok elszámolása három szakaszban történik. Az első szakaszban, gyakorlatilag a beszerzési folyamat során a múzeumba beérkező anyagok elsődleges feldolgozása történik. A készletvásárlási bizottság döntéséig, illetve a tárgyak ideiglenes tárolásra, restaurálásra és egyéb célra történő átvétele esetén a tárgy múzeumi jelenlétének jogszerűségét az átvételi okirat vagy a beszerzés, vásárlás stb. Vásárlás esetén külön kell beszerezni a tulajdonos írásos hozzájárulását a megadott vásárlási összeggel, valamint a tulajdonos számláját (ez vonatkozik magánszemélyekre és jogi személyekre, beleértve az üzleteket és egyéb kereskedelmi vállalkozásokat is). A nemesfémből és kőből készült tárgyak, rendek és érmek, pengefegyverek és lőfegyverek múzeumi átvételét az általános szabályokon túl külön előírások szabályozzák. Az állománybeszerző bizottság pozitív döntése alapján (ez vonatkozik az átmeneti tárolás esetére is) az átvételi okiratot a múzeum főgondnoka írja alá, az igazgató jóváhagyja, és a múzeum bélyegzőjével („bélyegzővel”) lepecséti. Csak ezt követően válik hivatalos dokumentummá és elfogadják végrehajtásra.
A fix és cserealap tételei együtt kerülnek nyilvántartásra. A tárgyak fő- vagy cserealapba tartozását a múzeumi katalógusban a regisztrációs kártyán található bejegyzéssel rögzítik. A tételek a muzeális tárgyak bizonylati könyvébe, illetve a tudományos és segédanyag elszámolási könyvébe kerülnek. A tudományos segédanyagokat csak az első szakaszban veszik figyelembe. Emellett a természettudományi múzeumok és a helytörténeti múzeumok természettudományi osztályai rendelkezhetnek tudományos nyersanyagok rögzítésére szolgáló könyvekkel. A múzeumi tárgyak bizonylati nyilvántartásba vétele tételenként vagy csoportos bejegyzéssel történik (ha gyűjteményről beszélünk), amely egy tárolóegységnek felel meg. A tételek nyugtakönyvbe vétele előtt a regisztrációs kártyákat kitöltjük. A kártya tartalma megkettőzi a nyugtakönyv oszlopait. A bizonylatok szerint növekvő számsorrendben elhelyezett törzslapok alkotják a fő- és tudományos-segédpénztár törzskönyvi iratait, amelyek alapul szolgálnak a muzeális tárgyakra és a kísérőanyagokra, valamint a kísérőanyagokra vonatkozó adatok megállapításához. egyéb múzeumi akták összeállításához.
Az alapok elszámolásának második szakaszában a muzeális tárgyakat a gyűjtemény megfelelő részlegébe fogadják, tudományos leltárnak vetik alá, amely rögzíti a tárgyak egy adott osztályhoz való tartozását, valamint a tanulmányozás során nyert adatokat. tárgy. Ebben a szakaszban a tudományos leltárkönyveket (tudományos leltárokat) töltik ki - a múzeumi tárgyak tudományos leírásának könyveit. Forrástípusonként külön-külön töltik ki51, a tételek anyagcsoportonként és csak tárgyonként vannak rendszerezve. Maguk a tételek meg vannak jelölve az egység kódjával, a konkrét csoporttal, amelybe átkerült, és a tudományos leltári könyv szerinti sorszámmal. A kód alkalmazása ne sértse meg a tárgyat, ezért erre bizonyos szabályok vonatkoznak: a kód egyaránt alkalmazható magára a tárgyra (például kőből készült régészeti leletekre, kerámiára), és egy olyan címkére is, amelyet a tárgyra rögzítenek. A levéltári alapok leltárai jogilag egyenértékűek a tudományos leltárkönyvekkel. Az írott forrásokat a tudományos leltározás szakaszában az Állami Levéltári Szolgálat irányító szervei által kidolgozott szabályok szerint veszik figyelembe.
A számviteli könyvek összeállításához hasonlóan a leltárba történő bejegyzés előtt az oszlopait sokszorosító leltári kártya (tudományos leírási kártya) kitöltésre kerül. A növekvő számsorrendben elhelyezett leltári kártyák olyan kartotékot alkotnak, amely funkciójában megegyezik a számvitelivel.
A múzeumi számviteli dokumentáció szigorú beszámolási dokumentáció. Kitöltésük előtt minden nyugtakönyvet és tudományos leltárt befűznek, a lapokat megszámozzák, a könyveket felsőbb hatóság aláírja és lepecsételi. A könyvekben történő javítások a Számviteli és tárolási útmutatóban foglalt szabályok szerint történnek. A hazai múzeumi üzletágban a számviteli dokumentációt papír alapon kell vezetni és eredetiben kell benyújtani, mert elektronikus dokumentumok és katalógusok, faxok, közjegyzői másolatok stb. nincs jogi erejük52.
A könyvelés harmadik szakasza múzeumon belüli és múzeumon kívüli kibocsátások esetén következik be. A muzeális tárgyak kiadásának formalizálásához szükséges: a múzeum kérelmét benyújtani a minisztériumhoz; beszerezze a miniszter vagy helyettese utasítását, amely felhatalmazza ezeket a tevékenységeket; a megrendelés alapján kibocsátási okiratot készít, amelyben megjelöli az okokat, az esetleges felhasználást, az időzítést stb. Ha egy tétel mozgatása annak külföldre történő kivitelével jár, kiviteli engedélyt kell beszerezni53. Kiállítónak nevezzük azt a személyt vagy intézményt, aki a hozzá tartozó anyagokat múzeumnak vagy más intézménynek kiállításra bocsátja (63. ábra).
Muzeális tárgyak elvesztése (lopás, megsemmisülés stb.) esetén csak a múzeum kérésére a miniszter engedélyével írható le. A főalapból a tudományos és segédanyag-alapba való áthelyezéshez miniszteri engedély is szükséges. Ideiglenes múzeumon belüli kiadásra a főgondnok engedélyt ad (erről megfelelő okirat is készül). Az olyan tevékenységeket, mint a tárgy vagy gyűjtemény tartós tárolásra való áthelyezése egyik pénztári részlegből a másikba, tudományos és segédpénztárból a főalapba stb., a készletbeszerző bizottság határozatával formalizálják, és megfelelő okirattal igazolják. A tudományos és segédanyagok nem múzeumi kiadását, átadását és leírását a szövetségi és köztársasági tanszéki alárendeltségű múzeumokban a múzeum vagy az illetékes intézmény igazgatója (osztályi múzeumok esetében), a helyi múzeumokban pedig kulturális irányító szervek rendje. A pénzmozgás eredményeit évente a múzeumok beszámolója tükrözi. A múzeumok rendszeres időközönként az alapok egyeztetését végzik (újrabejegyzésüket a korábban elkészített számviteli bizonylatoknak való megfelelés megállapítása érdekében). Az alapokban szereplő minden tételt összehasonlítanak a számviteli dokumentációval.
A nyilvántartásba vételt követően az egyes muzeális tárgyak, gyűjtemények tárolásra kerülnek, a tárolás időtartama ideális esetben örök. A „hogyan lehet ezt elérni” probléma megoldása a tudományos és alapmunka olyan területének megvalósítása során történik, mint a múzeumi alapok tárolása.
4. EFZK: a bizottság céljai és célkitűzései. A beazonosított kulturális értékek történelmi, kulturális, tudományos, művészeti és múzeumi jelentőségük megállapítása érdekében vizsgálat tárgyát képezik.
A kulturális javak vizsgálata komplex attribúció alapján történik, melynek főbb elvei a következők:
Ismerkedés, teremtés és létezés helye;
Fajok (természettudományi gyűjteményekhez);
Anyag és gyártási módszer;
Nemesfémek és drágakövek mérete, színe, alakja, eszköze, tömege;
Társadalmi és etnikai
Egy konkrét történelmi személyhez való tartozás;
Tipológiai jellemzők;
Megőrzött állapot.
A múzeum által meghatározott, az Orosz Föderáció Múzeumi Alapjába történő későbbi felvétel céljából a kulturális javak vizsgálatát a múzeum szakértői készletvásárlási bizottsága (a továbbiakban: EFPC) végzi, amely állandó tanácsadó. a múzeum testülete, amely a múzeum igazgatója által jóváhagyott szabályzat szerint működik az előírt múzeumi alapító okiratban.
Az EFZK személyi összetételét az igazgató hagyja jóvá, ha a múzeum alapszabálya másként nem rendelkezik.
Az EFZK a múzeum fiókjaiban nem jön létre. A kirendeltség alkalmazottai a főmúzeum EFZK-jába tartozhatnak.
Az EFZK fő funkciói a következők:
Az azonosított kulturális értékek vizsgálata;
Költségük becslése beszerzés esetén;
Az újonnan átvett múzeumi tárgyak és múzeumi gyűjtemények hozzárendelése a múzeum valamelyik alapjához;
A múzeumi alapok gyűjtemény szerinti osztályozása, új állománygyűjtemények kialakítása és kódjaik kialakítása;
A muzeális tárgyak, múzeumi gyűjtemények számviteli bizonylatokban történő nyilvántartásba vételére további határidők megállapítása nagy mennyiségben történő egyszeri átvétel esetén (régészeti, numizmatikai, levéltári iratok, földtani, őslénytani, botanikai, állattani és egyéb minták), amikor nyilvántartásuk nem lehetséges az Útmutatóban meghatározott határidőn belül kell végrehajtani;
A számviteli és raktározási tevékenységet szabályozó belső múzeumi szabályzatok koordinálása;
Muzeális tárgyak, muzeális gyűjtemények állandó és ideiglenes használatra történő kiadásának, cseréjének, leírásának lehetőségéről és megvalósíthatóságáról véleményezés;
Ideiglenes használatra – ideértve a külföldi kiállításra is – kiadott muzeális tárgyak biztosítási értékének megállapítása;
Muzeális tárgyak és múzeumi gyűjtemények elérhetőségére vonatkozó vizsgálati jegyzőkönyvek áttekintése és jóváhagyása;
A muzeális tárgyak leírásában történt változtatások jóváhagyása új attribúció, restaurálás, tudományos kutatás és egyéb okok eredményei alapján;
Döntéshozatal a muzeális tárgyak egyik állományból a másikba való átadásáról;
A (levelező) számviteli bizonylatok pótlásának megvalósíthatóságára és szükségességére vonatkozó kérdések mérlegelése.
Az EFZK hatáskörén belül jogosult:
Tájékoztassa a múzeum vezetőségét a hatáskörébe tartozó kérdésekről;
Írásbeli magyarázat kérése a szerkezeti osztályok vezetőitől és az egyes alkalmazottaktól a múzeumi tárgyak és múzeumi gyűjtemények elvesztésének, megrongálódásának és megsemmisülésének okairól,
A muzeális tárgyak és a muzeális gyűjtemények vizsgálatához szükséges javaslatokat tenni, kiegészítő következtetéseket kérni;
Az EFZK ülésére rosszul és hanyagul elkészített dokumentumok visszaküldése lektorálásra.
Az EFZK-ban a múzeum strukturális részlegeinek vezetői, valamint egyes magasan képzett alkalmazottak vesznek részt.
Az EFZK elnöke lehet a múzeum igazgatója, főgondnoka vagy tudományos munkáért felelős igazgatóhelyettes.
Az EFZK üléseit a múzeum éves munkatervének megfelelően, de legalább negyedévente tartjuk.
A múzeum szerkezeti osztályainak vezetői kötelesek az EFZK következő ülésének napirendjére történő felvételhez minden szükséges anyagot és javaslatot az EFZK titkárához benyújtani, legkésőbb az ülés tervezett időpontja előtt 10 nappal.
Az EFZK határozata akkor tekinthető érvényesnek, ha az ülésen tagjainak legalább 2/3-a részt vesz. A határozatokat az ülésen jelenlévő EFZK tagok többségi szavazatával hozzák meg. Szavazategyenlőség esetén a döntést az EFZK elnöke hozza meg.
Az EFZK tagok írásban megfogalmazott különvéleménye az EFZK jegyzőkönyv mellékletét képezi.
A meghívott tanácsadóknak és szakértőknek tanácsadói szavazati joguk van, és nem vesznek részt a szavazásban.
Az EFZK határozatát jegyzőkönyvben dokumentálja, amely tartalmazza az ülésen jelenlévő bizottsági tagok és meghívottak mindegyikének vezetéknevét, utónevét, családnevét, beosztását, napirendjét, valamint a határozat indokolással ellátott indokait.
A jegyzőkönyvhöz csatolva:
A kulturális javak múzeumi gyűjteménybe való felvételét igazoló kártya, amelyet a múzeum szakemberei készítettek;
Harmadik felek szakértőinek véleménye;
A tulajdonos nyilatkozata tárgyak vagy gyűjtemények ajándékként, vásárlásra vagy cserére történő átadásáról;
Az átmeneti tárolásról szóló okirat másolata;
Fényképek (ha szükséges);
Muzeális tárgyak és múzeumi gyűjtemények ajándékként (adományként) átvételével kapcsolatos kérdések elbírálása esetén a jegyzőkönyvet 2 példányban készítik, amelyek közül az egyiket az EFZK titkára őrzi, a másikat pedig átadják a számviteli osztály.
Muzeális tárgyak és gyűjtemények beszerzésével kapcsolatos kérdések elbírálása esetén a jegyzőkönyvet 3 példányban készítik, melynek harmadik példánya a múzeum könyvelésére kerül átadásra a tulajdonossal való elszámolások tekintetében.
A jegyzőkönyvet az elnök, a titkár, az EFZK ülésen jelenlévő valamennyi tagja írja alá, és az EFZK jegyzőkönyvbe veszi. Az EFZK határozatai a jegyzőkönyv igazgatói jóváhagyását követően lépnek hatályba. Az igazgató aláírása a múzeum pecsétjével van ellátva.
Az EFZK irodai munkája, az iratok tárolása és felhasználása, biztonságukért való felelősség, valamint a meghozott döntések végrehajtásának ellenőrzése az EFZK titkára.
5. A második számviteli forma: leltárkönyvek. Ugyanakkor a múzeumi tárgyak, a tudományos és segédanyagoktól eltérően, átesnek a számvitel második szakaszán - a leltáron, amely a fő alap tárgyainak tanulmányozásának, leírásának és tudományos azonosításának fő formája. Tudományos leltárkönyvek – tudományos leltárok – segítségével végzik. Jogi dokumentumok lévén, ugyanúgy készülnek, mint a nyugtakönyvek.
A tudományos leltárba való felvétel csak tantárgyanként és az útmutatóban meghatározott forma szerint történik (lásd 7., 8. számú melléklet). Egy muzeális tárgy azonosítása terén végzett szakember további, mélyebb munkáján alapul. A tudományos leltár megadja a tétel pontos megnevezését, részletes leírását az összes rendelkezésre álló jelzéssel, monogrammal, aláírással és felirattal. Adatok kerülnek rögzítésre a szerzőről, a keletkezés és létezés helyéről és idejéről, a tárgy történetéről, a kiadásokhoz kapcsolódóan, az anyagról és a gyártási technikáról, a méretről és a súlyról (nemesfémből és kőből készült tárgyaknál), a megőrzési fokról. A megfelelő oszlopok feltüntetik a regisztrációs megjelöléseket, a régi regisztrációs megjelöléseket (ha vannak), a fényképes negatívok számát (ha a tételt fényképezték), az átvétel forrására és módjára vonatkozó információkat, az árat stb.
A leltározás során a muzeális tárgyak rendszerezése a főalap szerkezetének (szerkezetének) megfelelően történik. Ezért minden állományrészleg általában több tudományos leltárral rendelkezik, a muzeális tárgycsoportokba való besorolásnak megfelelően. A tudományos leltárban rögzített minden tétel saját számot kap, amelyet felragasztanak rá és a nyugtakönyvbe. Így egy muzeális tárgy végső soron két számot kap: a nyugtakönyv és a tudományos leltár szerint.
A tudományos leltárba való bejegyzés a tétel tudományos leírásának előre összeállított kártyája alapján történik, melynek oszlopainak meg kell egyeznie a leltár rovataival (lásd 9. számú melléklet). A múzeumi tárgy azonosításának folyamata során töltődik ki, és rögzíti az összes főbb jellemzőjének tanulmányozásának eredményét. A tudományos leltárba való felvétel előtt a leírás szövegét először a gyűjteményi osztály vezetőjének, a tudományos igazgatóhelyettesnek vagy a főgondnoknak kell jóváhagynia.
A tudományos leírás során a kártya tartalma kiegészíthető, pontosítható, sőt módosítható. Ebben az esetben a tudományos leltárban végrehajtott összes változtatást ugyanazon szabályok szerint formalizálják, mint a nyugtakönyvekben.
A múzeumi tárgyak tudományos leírását tartalmazó kártyák alapján leltári karton állomány jön létre, amely a leltárleíró könyvek információs funkcióit látja el, és az alapok tudományos katalogizálásának alapjául szolgál. Az objektumok gyors megtalálása érdekében topográfiai kartotékot állítanak össze, valamint egy topográfiai leltárt, ahol az egyes számviteli egységek tárolási helyét rögzítik. Az egyes pénztári részlegekben a tudományos és a segédalap tételeihez is készítenek kartotékokat.
A múzeumi és minősített tárgyakat katalogizálják. A múzeumi katalogizálás a múzeumi gyűjtemények katalógusainak létrehozására szolgáló művek összessége. A múzeumi katalógus a gyűjteményekben található tételek megjegyzésekkel ellátott listája, meghatározott sorrendbe rendezve (bármely szakterületen elfogadott osztályozási rendszer szerint vagy egyéb kritériumok szerint: kronológiai, földrajzi, egy adott személyhez tartozó stb.) (62. ábra).
A katalógusok különböző csoportokra oszthatók: 1) a múzeumi alapok tükrözésének teljessége szerint - általánosra (múzeumi alap állami katalógusa, múzeumi alapkatalógus), speciálisra (egyedi alapok vagy gyűjtemények katalógusai) ; 2) az információ rendszerezésének módszere szerint - szisztematikusra (az információk bemutatása az adott országban elfogadott szaktudományok és szekcióik mutatórendszere szerint) és alfabetikus (ábécé elve szerint felépített); 3) az információ rögzítésének módjával - papíron, elektronikus adathordozón.
Mint már említettük, a hazai múzeumi ügyek gyakorlatában az elektronikus katalógusok, adatbázisok nem helyettesíthetik a számviteli bizonylatokat. Ám az elektronikus katalógusok és adatbázisok kiváló eszközei a múzeumi gyűjtemények rögzítésének és további felhasználásának megkönnyítésének, a múzeumi gyűjteményekhez való hozzáférés bővítésének a tudományos kutató-oktató munka érdekében.
A múzeumi katalógusok szolgálnak alapul az Orosz Föderáció Múzeumi Alapjának Állami Katalógusának összeállításához - egy olyan számviteli dokumentum, amely alapvető információkat tartalmaz az Orosz Föderáció Múzeumi Alapjában szereplő minden egyes múzeumi tárgyról és minden múzeumi gyűjteményről. Az állami katalógust a kultúra területén az állami szabályozásért felelős szövetségi végrehajtó szerv (az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériuma) tartja fenn.
6. Nemesfémből és drágakőből készült tárgyak nyilvántartása. A nemesfémekből és drágakövekből készült muzeális tárgyak, múzeumi gyűjtemények elszámolása 3 szakaszban történik, amely
biztosítják a következő regisztrációt:
A főpénztár bevételi könyvében;
Leltárkönyvekben;
Különleges leltárkönyvek.
Azok a múzeumok, amelyek jogszabályi tevékenységüknek megfelelően nemesfémből és drágakőből készült tárgyakat gyűjtenek, rögzítenek, tárolnak és használnak, kötelesek bejelentkezni a tevékenységi körükben működő Állami Mérési Felügyeletnél. A regisztrációt igazoló dokumentum az illetékes állami vizsgálati felügyeleti hatóság regisztrációs igazolása.
Új múzeumok szervezésekor a nyilvántartásba vételi kérelmet a múzeum megnyitása előtt legalább egy hónappal kell benyújtani az illetékes Állami Mérési Felügyelethez.
Nem jogosultak nemesfémből és drágakőből készült tárgyak tárolására, ideértve a megbízásokat és érmeket:
A teljesítő jogi személyek strukturális részlegei
az egyes múzeumi funkciók.
Múzeumok, amelyek nem rendelkeznek megfelelő feltételekkel
A nemesfémből és drágakőből készült tárgyak elszámolásának és tárolásának állapotának vizsgálatát és ellenőrzését az előírt módon az Oroszországi Pénzügyminisztérium alá tartozó Orosz Állami Mérleghivatal és az állami vizsgálati felügyeleti ellenőrzések végzik.
A nemesfémből és drágakőből készült tárgyak felelős őrzője lehet felsőfokú végzettséggel rendelkező, a múzeum raktári részlegének valamelyikén legalább két évet ellátó, számviteli szakon végzett speciális képzésben (gyakornoki) végzett pénztárak őrzője. és drágakőből készült tárgyak tárolási munkái.
fémek és drágakövek, valamint az Útmutató által meghatározott követelmények ismeretében a múzeumi bizottság tanúsítja. A muzeális tárgyak, valamint a nemesfém- és drágakőgyűjtemények állományának őrzőit a múzeum igazgatójának megbízásából, a múzeumalapítóval egyetértésben nevezik ki. A muzeális tárgyak, valamint a nemesfém- és drágakőgyűjtemények vagyonőrzőjének fő funkcióinak, jogainak és kötelezettségeinek meg kell egyeznie az Utasításban meghatározott vagyonőr funkcióival, jogaival és kötelezettségeivel.
A teljes egészében nemesfémekből és drágakövekből álló tárgyak mérésekor a tárgy magasságát, szélességét és mélységét, átmérőjét (ha a tárgy szabályos kör alakú) egy milliméteres pontossággal jelzik.
- „a nemesfémek neve, finomsága, tömege, a drágakövek mennyisége és tömege karátban” a nemesfém nevéről, finomságáról és tömegéről a kötésben, tisztaságáról, megnevezéséről, a drágakövek számáról és a drágakövek tömegéről karátban
Ha a nemesfém egy árucikk szerves részét képezi, fel kell tüntetni a tétel össztömegét, minden olyan nemesfém megnevezését, finomságát és tömegét, amely ebben a tételben szerves részeként szerepel.
Ha a tétel drágaköveket tartalmaz, fel kell tüntetni azok nevét, mennyiségét, méretét és súlyát karátban;
- „biztonság” a tétel regisztrációkor fennálló állapotáról. Ugyanakkor rögzítésre kerül az összes meglévő hiba (áttörések, festékréteg simítása, repedések, duzzadások, forgácsok, horzsolások, törések, vágások, a tárgy bármely részének vagy részének hiánya), fel kell jegyezni az üres rések számát. , valamint feltüntetik a jelentős károk helyét és méretét.
A következő megfogalmazások nem megengedettek: „rossz az eltarthatóság”, „jó” vagy „sérült”.
Ha nem észlelnek látható sérülést, akkor a következő megfogalmazásokat kell használni: „nincs észrevehető sérülés”, „a szárítóolaj nem sötétedett el” és hasonlók.
A grafikai, kézírásos és nyomtatott anyagok állagának leírásánál először az elülső oldal, majd a hátlap megőrzési állapotának leírása történik.
A „biztonság” oszlopban röviden feltüntetjük az elem helyreállításával kapcsolatos információkat, utalva a helyreállítási útlevél számát;
- „a KP és a speciális leltárkönyvek számviteli megjelölései” célja a könyvelési könyvek összekapcsolása;
- az „elektronikus adathordozón lévő negatívok vagy képek száma” célja, hogy információt szerezzen az eredeti fényképfelvételéről;
- „Megjegyzés” - jelzi a tétel helyét, a rendelkezésre állás ellenőrzésére vonatkozó információkat, a hozzárendelés változásait, a dátumokat és egyéb információkat, az EFZK protokollra mutató kötelező hivatkozással.
7. Fegyverek nyilvántartása. A múzeumoknak rendelkezniük kell fegyvertárolási és -kiállítási jogosítvánnyal. A múzeumoknak a következő dokumentumokkal kell rendelkezniük:
1 - FZK protokoll kijelölt fegyverjellel.
2 – az adásvételi szerződés hiteles másolata
3 – tulajdonosi nyilatkozat, aktus
5 – a tulajdonos tulajdonjogára vonatkozó dokumentumok
Ezen dokumentumok birtokában a múzeum kérvényt ír a fegyver nyilvántartásba vételére.
8. Múzeumi alapok mozgása: alapdokumentáció. A múzeumi tárgyak és múzeumi gyűjtemények belső átadása a raktárról a kiállításra, kiállításra, vizsgálatra, restaurálásra és egyéb célokra a múzeumon belüli átadási aktus szerint történik. számviteli osztály.
A múzeumon belüli átadási okirat elkészítésének alapja:
A múzeum igazgatójának a kiállítás vagy kiállítás elkészítésére vonatkozó utasítása, amely a kiállításon vagy kiállításon a muzeális tárgyak tárolásáért felelős tisztviselő kijelölésére vonatkozó utasítást tartalmaz;
A restaurátori tanács jegyzőkönyve a múzeumi tárgyak restaurálásáról vagy vizsgálatáról;
EFZK protokoll a muzeális tárgyak és múzeumi gyűjtemények egyik raktárrészlegből a másikba való mozgásáról.
A kiállításon vagy kiállításon végzett munka befejezése után a múzeum belső átadási aktusai alapján a kiállításról, kiállításról topográfiai leltárt (a továbbiakban: kiállítási leltár) készítenek.
Az operatív információk megszerzése érdekében a múzeumi tárgyak, vitrinek, standok kiállításon, kiállításon való elhelyezéséről grafikus diagram vagy fényképfelvétel készíthető.
A helyrajzi leltár egy példányát a számvitel, a többit a kiállítás vagy kiállítás tárolására kijelölt tisztviselők őrzik.
A kiállítási leltárból a hozzájuk rendelt kiállítótermekre vonatkozóan kivonatot kell készíteni a múzeumi kurátorok számára.
A számviteli osztály minden tárgyév végén a kiállított tárgyak tárolásáért felelős személyekkel közösen ellenőrzi a kiállítási leltárt, szükség esetén módosítja azt és új leltárt készít.
A múzeumi tárgyak kiállításról vagy kiállításról történő visszajuttatását, helyreállítását a tárolóba megfelelő, múzeumon belüli átadási aktussal formalizálják. .
A múzeumon belüli kiadási és kiállítási leltározási aktusok jóváhagyására jogosult tisztviselők névsorát a múzeumi belső utasítások állapítják meg.
Az Orosz Föderáción belüli múzeumi tárgyak és múzeumi gyűjtemények ideiglenes kiadásának nyilvántartásba vételére vonatkozó eljárás
Muzeális tárgyak, múzeumi gyűjtemények ideiglenes használatra más múzeumok részére történő kiadása, egyéb jogalanyok az Orosz Föderáció területén található, kiállítási célú felhasználásuk, vizsgálat, hozzárendelés, helyreállítás és egyéb célokra az alapító írásos engedélye alapján történik.
Állami és önkormányzati múzeumok vallási célú muzeális tárgyainak kiadása ben ingyenes használat a vallási szervezetek meghatározott időtartamra, közös használatra vagy a vallási szervezet fennállásának idejére az Orosz Föderáció kormánya által meghatározott módon történik.
Az ideiglenes kiadásra vonatkozó engedélyek megszerzéséhez a múzeum az alapítónak a következőket biztosítja:
Muzeális tárgyak ideiglenes használatba vétele iránti kérelmet a kiállítás helyének, céljának és időpontjának megjelölésével;
Az érdekeltek közötti, a muzeális tárgyak ideiglenes használatának feltételeiről, feltételeiről és felhasználási módjairól szóló megállapodás másolata;
Kivonat az EFZK jegyzőkönyvből a rubelben kibocsátott tételek biztosítási értékelésének jóváhagyásával kapcsolatos tételek kiállításának lehetőségéről;
Kivonat a múzeum restaurátori tanácsának jegyzőkönyvéből a kiadott tárgyak állagáról és szállításának lehetőségéről;
A muzeális tárgyakra vonatkozó biztosítási kötvény másolata a szállítás idejére vagy teljes körű biztosítás „szegtől szegig”.
Tanúsítvány a múzeumi tárgyak és múzeumi gyűjtemények kiállítási helyének biztonsági rendszeréről;
Az Alapokmány közjegyző által hitelesített másolatai és egy vallási szervezet állami nyilvántartásba vételéről szóló igazolás (ha kiállítják ezeknek a szervezeteknek).
A nemesfémből és drágakőből készült tárgyakat legfeljebb egy évre adják ki.
A regisztráció alapja az alapító engedélye múzeumi tárgyak ideiglenes használatra történő kiadásának okmánya (kód - „BB”).
A BB-törvénynek tartalmaznia kell:
A kibocsátás célja
Kiadás dátuma
A tételek listája a katalógusadatokkal, a nemesfémből és drágakőből készült cikkek tömegével és finomságával, a teljes számviteli jelölésekkel, az egyes tételek megőrzési állapotával és biztosítási értékével. .
A VA-okmányt az átadó és átvevő fél képviselői írják alá, a kibocsátó fél igazgatója hagyja jóvá, a múzeum lepecsételi és bejegyzi a megfelelő nyilvántartási naplóba. .
A BB törvény egy példányát a Számviteli Osztályon őrzik, a másodikat a felelős letétkezelőnek, a harmadikat az átvevő képviselőjének adják át. Az ideiglenes kiadás időtartamának meghosszabbítása az alapító határozatával történik, az ideiglenes használatra kiadó múzeum beadványa alapján, az ehhez csatolt EFZK jegyzőkönyvekkel,
a múzeum restaurálási tanácsa és a szerződés további megállapodásai. A múzeumi tárgyak egy évnél hosszabb időtartamra történő kiadása esetén az átvevő fél évente köteles igazolni az ideiglenes használatra átvett tárgyak elérhetőségét és állagát. Az ideiglenes használatra kiadott tételek időben történő visszaküldésének ellenőrzését a számviteli osztály végzi.
A tételek visszaküldésekor a visszatérési igazolás, amely részletes leírást ad a visszaküldött tárgyak megőrzési állapotáról .
Amikor a tárgyakat a múzeum ideiglenes használatra átveszi, az ideiglenes használatbavételi okiratot „PVP” kóddal állítják ki. . A PVP-törvényben a tételek listája tartalmazza a bejegyzési megjelölések teljes készletét, a katalógusadatokat és a megőrzési állapot részletes leírását. Nagyszámú (10-nél több) tétel egyidejű beérkezése esetén a PVP törvényhez gyűjtőleltárt lehet készíteni. A PVP-törvényt az átvevő és átadó felek képviselői írják alá, a múzeum igazgatója vagy főgondnokja hagyja jóvá, és lepecsételi a tárgyakat átvevő múzeum pecsétjével. A PVP-törvény 3 példányban készül: az egyiket a Számviteli Osztályon tartják, a másodikat az átadó félnek, a harmadikat az ideiglenes használatra átvett tárgyak tárolásáért felelős személynek adják át. A PVP-törvényeket egy speciális naplóba kell bejegyezni, amelyet az Utasítások szerint kell elkészíteni a kitöltést megelőzően. .
Az ideiglenes használatra átvett muzeális tárgyak, muzeális gyűjtemények, kulturális értékek nyilvántartásának rendjét múzeumi belső utasítás állapítja meg, és rendelkezhet:
Bejegyzés az ideiglenes nyugták speciális könyvébe vagy bejegyzés az ideiglenes tartózkodási engedélyek nyilvántartási naplójába, amelyet az utasításoknak megfelelően kell kitölteni a kitöltése előtt ;
Nyilvántartás vezetése a PVP cselekmények nyilvántartási könyve szerint. Ebben az esetben a TRP törvény töredékszámú sorszáma, amely az alapján átvett tételszámnak felel meg, átmeneti tároló nyilvántartási számmá válik.
A múzeumi tárgyak és múzeumi gyűjtemények, valamint a múzeumban tárolt kulturális javak harmadik fél részére történő kiadása nem megengedett:
Nem rendelkezik teljes számviteli megjelöléssel
Anélkül, hogy a BB-törvényben feltüntetnénk a teljes számviteli megjelöléseket;
A felhasználók vagy a tulajdonosok írásbeli hozzájárulása nélkül;
Magánszemélyeknek, a vonós musical kivételével
hangszerek és íjak az Állami Gyűjtemény egyedi
hangszerek.
